Zawiadomienie dotyczące IOD na podstawie RODO

INFORMACJE OGÓLNE

Przepisy o ochronie danych osobowych nakładają na wielu administratorów i podmioty przetwarzające obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD).

Obowiązek ten może wynikać z:

RODO – tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w związku z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
DODO – tj. ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.

Podmioty, które wyznaczą IOD, mają obowiązek zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu IOD i jego danych kontaktowych, a następnie o każdej zmianie w przesłanych danych. Obowiązek zawiadomienia Prezesa UODO zachodzi więc w przypadku:

wyznaczenia IOD
odwołania IOD
zmiany danych kontaktowych IOD
zmiany danych administratora/podmiotu przetwarzającego, który wyznaczył IOD (obowiązek ten dot. tylko podmiotów, które wyznaczyły IOD na podstawie RODO).

Dla każdej z tych sytuacji opracowaliśmy formularze ułatwiające wykonanie obowiązku. Dodatkowo udostępniamy formularz dotyczący sytuacji, gdy jednocześnie następuje odwołanie dotychczasowego IOD i wyznaczenie nowego.

Niektóre podmioty są zobowiązane do wyznaczenia IOD zarówno na podstawie RODO, jak i DODO (np. Policja, sądy, prokuratura). Dlatego udostępniamy oddzielnie formularze dotyczące IOD wyznaczonych na podstawie RODO i oddzielne dla tych wyznaczonych na podstawie DODO.

Powyższe informacje dotyczą również zawiadomień związanych z wyznaczeniem zastępcy IOD, dla których również przygotowane zostały odpowiednie formularze.

Zatem aby dokonać zawiadomienia dotyczącego IOD (zastępcy IOD), należy skorzystać z właściwego formularza - więcej informacji: Jaki formularz wybrać?

Przypominamy, że zawiadomienie musi mieć postać elektroniczną i być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP złożonym przez osobę (osoby) uprawnioną do działania w imieniu administratora lub podmiotu przetwarzającego.

W sekcji „Pytania i odpowiedzi dotyczące zgłoszenia IOD” znajdą Państwo odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tym obowiązkiem, w tym wskazówki „Jak uniknąć błędów, zgłaszając IOD?”.

JAK PRZESŁAĆ ZAWIADOMIENIE DOTYCZĄCE IOD?

Zawiadomienie można do nas przesłać za pomocą 3 poniższych systemów:

portal biznes.gov.pl (rekomendujemy skorzystanie z tego serwisu, bo zawiera on wszystkie interaktywne formularze umożliwiające dokonanie zgłoszenia IOD lub zastępcy IOD)
e-Doręczenia
ePUAP

ZGŁOSZENIE IOD przez portal biznes.gov.pl

Żeby przesłać zawiadomienie przez portal biznes.gov, skorzystaj z poniższych linków do zamieszczonych na nim interaktywnych formularzy:

Inspektor ochrony danych

Zastępca inspektora ochrony danych

Administrator/podmiot przetwarzający

Zmiana danych administratora lub podmiotu przetwarzającego (posiadającego inspektora ochrony danych)

ZGŁOSZENIE IOD przez e-Doręczenia

Żeby przesłać zawiadomienie przez e-Doręczenia, należy wypełnić właściwy formularz (dostępny w sekcji „Materiały do pobrania (w formacie docx przeznaczone do samodzielnego wypełnienia i przesłania jako załącznik do pisma ogólnego przez e-Doręczenia i ePUAP) i przesłać go jako załącznik za pomocą pisma ogólnego. Tytuł pisma powinien odzwierciedlać tytuł formularza.

Przed wysłaniem zawiadomienia w trybie e-Doręczeń należy upewnić się, czy:

załączono formularz dotyczący IOD w postaci elektronicznej oraz inne niezbędne w danym przypadku dokumenty (np. pełnomocnictwo obejmujące uprawnienie do przesłania zawiadomienia dot. IOD do Prezesa UODO w imieniu administratora lub podmiotu przetwarzającego, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa), więcej o zgłaszaniu przez pełnomocnika tutaj
dokumenty (tj. formularz oraz pełnomocnictwo) zostały podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osoby uprawnione/osobę uprawnioną do reprezentowania administratora, więcej informacji w sekcji „Pytania i odpowiedzi dotyczące zgłoszenia IOD”.
wskazany został adres do doręczeń elektronicznych UODO AE:PL-67085-31860-RWFHC-35.

Zgłoszenie IOD przez ePUAP

System ePUAP dostępny jest pod linkiem: https://epuap.gov.pl/wps/portal. Funkcjonowanie tego portalu i dostęp do kont użytkowników oraz skrzynek w ePUAP są stopniowo wygaszane i zastępowane obowiązkiem stosowania e-Doręczeń.

Na portalu ePUAP dostępne są interaktywne formularze. Dotyczą one IOD i zastępcy IOD na podstawie RODO oraz zmiany danych administratora lub podmiotu przetwarzającego posiadającego IOD na podstawie RODO.

Ważne! Zawiadomienia dotyczące zastępcy IOD podłączone są do odpowiednich zawiadomień dotyczących IOD, np. formularz „Zawiadomienie o wyznaczenia nowego zastępcy inspektora ochrony danych” dostępny jest po wybraniu formularza „Zawiadomienie o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych”.

W celu skorzystania z formularza dotyczącego IOD/zastępcy IOD na podstawie RODO należy:

wejść na stronę internetową: https://epuap.gov.pl/wps/portal
zalogować się do skrzynki na portalu
z „Katalogu Spraw” wybrać „Inne Sprawy Urzędowe” później „Przetwarzanie Danych Osobowych” i nacisnąć „Pokaż więcej”
wybrać odpowiedni formularz – przy czym formularze dotyczące zastępcy IOD dostępne są po wybraniu odpowiedniego formularza dotyczącego inspektora ochrony danych (np. formularz „Zawiadomienie o wyznaczenia nowego zastępcy inspektora ochrony danych” dostępne jest po wybraniu formularza „Zawiadomienie o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych”)
nacisnąć „Pokaż wszystkie urzędy lub instytucje udostepniające te usługę” i wybrać „Urząd Ochrony Danych Osobowych”
nacisnąć „Załatw sprawę” i w oknie „Wybór formularza” wybrać formularz dotyczący IOD lub Zastępcy IOD.