Przepisy o danych osobowych świadka wypadku przy pracy wymagają zmian

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Mirosław Wróblewski wystąpił do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk z wnioskiem o podjęcie prac nad przepisami regulującymi udział świadka w postępowaniu ustalającym okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy. Zadeklarował również wsparcie eksperckie w celu stworzenia przepisów określających podstawę prawną do zbierania danych osobowych świadka oraz niezbędny zakres tych danych.

W przepisach rozporządzenia z 2009 r. uregulowano m.in. czynności podejmowane przez zespół powypadkowy w celu ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy. Przepisy regulują np. kwestię zamieszczania w protokole powypadkowym zapisu wyjaśnień poszkodowanego oraz informacji uzyskiwanych od świadków wypadku.

W rozporządzeniu z 2019 r. - regulującym wzór takiego protokołu - nie wskazano jakie dane osobowe muszą być pozyskane od świadków wypadku - w tym czy mają one obejmować miejsce ich zamieszkania, mimo że w uzasadnieniu rozporządzenia zadeklarowano uwzględnienie zasady minimalizacji danych osobowych. Brak wskazania podstawy regulującej zakres danych pozyskiwanych od świadka wypadku przy pracy prowadzi do stosowania różnych praktyk, co jest niezgodne ze standardami ochrony danych osobowych.

Tymczasem organ nadzorczy otrzymuje sygnały, że zawarte w protokole dane osobowe świadka – np. informacje o miejscu jego zamieszkania – trafiają do licznych podmiotów uczestniczących w procedurze powypadkowej. Budzi to uzasadnione obawy z perspektywy ochrony prywatności. Niekiedy też miejsce zamieszkania świadka bywa podawane na podstawie pozyskanej od niego zgody - co ma uzupełniać ogólne regulacje przepisów prawa.

Prezes UODO podkreślił przy tym, że przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody świadka może prowadzić do praktycznych problemów z uwagi na możliwość jej wycofania w każdej chwili. Wątpliwości organu nadzorczego budzi także kwestia samej dobrowolności jej wyrażenia. Oprócz tego praktyka w zakresie pozyskiwania zgody od świadka wypadku nie wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Z tego powodu nie można jej uznać za prawidłową w świetle zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO:  legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.

Państwowa Inspekcja Pracy poinformowała Prezesa Urzędu, że również i ona dostrzega problemy w interpretacji przepisów, ponieważ w toku swojej działalności spotkała się z wątpliwościami pracowników zgłaszanymi w tej sprawie. Według PIP do prawidłowego toku postępowania powypadkowego wystarczy posługiwanie się podstawowymi danymi identyfikującymi świadka wypadku, którymi dysponuje jego pracodawca (w zakresie imienia i nazwiska, zajmowanego stanowiska pracy oraz przyporządkowania organizacyjnego).

DPNT.413.16.2026