Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60, art. 101, art. 101a ust. 2 oraz art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 t.j.) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. i), art. 83 ust. 1-3, art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 31 oraz art. 83 ust. 5 lit. e) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. l, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35, zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”), po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na K. sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w W. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez K. sp. z .o.o. sp. k. z siedzibą w W. przy ul. (…) przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, nakłada na K. sp. z .o.o. sp. k. z siedzibą w W. przy ul. (…) administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 864 PLN (słownie: osiemnaście tysięcy osiemset sześćdziesiąt cztery złote).

UZASADNIENIE

Stan faktyczny

1. Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej „Prezesem UODO”, „Organem”) w dniu 2 lutego 2023 r. wpłynęła skarga Pana B. M., zam. w S. przy ul. (…) (zwanego dalej: „Skarżącym”) reprezentowanego przez r. pr. T. Ł. (Kancelaria Radcy Prawnego, ul. (…), (…) S.) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez F. sp. z o.o. z siedzibą w K., polegające na przetwarzaniu i udostępnieniu podmiotom nieuprawnionym danych osobowych Skarżącego bez podstawy prawnej. Postanowieniem z dnia 18 kwietnia 2023 r. Prezes UODO wyłączył do odrębnego postępowania akta sprawy zarejestrowane pod sygnaturą DS.523.2411.2023 w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych Skarżącego przez K. sp. o.o. sp. k. z siedzibą w W. (zwaną dalej „Spółką”).
2. W ramach wyżej wskazanego postępowania – działając na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – Prezes UODO pismem z 28 kwietnia 2023 r. wezwał Spółkę do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień w sprawie poprzez udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1)    czy, a jeśli tak, to kiedy (w jakiej dacie), z jakiego źródła, w jakim celu i zakresie Spółka pozyskała dane osobowe Skarżącego w zakresie: imienia, nazwiska, zawodu, specjalizacji, miejsca wykonywania zawodu, tytułu zawodowego, funkcji pełnionej w miejscu wykonywania zawodu, danych teleadresowych, numeru prawa wykonywania zawodu, stopnia naukowego, NIP i REGON;

2)    czy aktualnie Spółka przetwarza dane osobowe Skarżącego w zakresie: imienia, nazwiska, zawodu, specjalizacji, miejsca wykonywania zawodu, tytułu zawodowego, funkcji pełnionej w miejscu wykonywania zawodu, danych teleadresowych, numeru prawa wykonywania zawodu, stopnia naukowego, NIP i REGON, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać konkretny przepis prawa) i w jakim celu, w przypadku gdy dane te zostały już usunięte proszę o wskazanie kiedy to nastąpiło;

3)    czy Spółka otrzymała sprzeciw Skarżącego wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych, a jeśli tak, to w jakiej dacie, oraz kiedy i w jaki sposób się do niego ustosunkowała (proszę o przesłanie ewentualnej korespondencji przeprowadzonej ze Skarżącym);

4)    czy Spółka udostępniła/udostępnia dane osobowe Skarżącego innym podmiotom, a jeśli tak, to jakim (proszę o ich wskazanie z pełnej nazwy i adresu siedziby), w jakiej dacie, na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać konkretny przepis prawa), w jakim celu i zakresie.

Wezwanie skierowane zostało na adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, to jest ul. (…), (…) W. i zostało odebrane przez Spółkę w dniu 8 maja 2023 r. Pomimo odbioru ww. pisma, Spółka nie spełniła żądania Organu.

3. Pismem z 1 czerwca 2023 r. Prezes UODO ponownie zwrócił się do Spółki o ustosunkowanie się do treści skargi i udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w wezwaniu z 28 kwietnia 2023 r. (zob. pkt 2 uzasadnienia). Wezwanie zostało odebrane przez Spółkę w dniu 13 czerwca     2023 r., mimo tego do chwili wydania niniejszej decyzji pismo pozostało bez odpowiedzi.
4. W związku z brakiem odpowiedzi na wezwanie z 28 kwietnia 2023 r. oraz 1 czerwca 2023 r., pismem z 11 lipca 2023 r. Prezes UODO po raz kolejny zwrócił się do Spółki o udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w wezwaniu z 28 kwietnia 2023 r. Pismo to wróciło do Urzędu z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”, w związku z czym – na podstawie art. 44 § 4 w zw. z art. 45 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) (zwanej dalej „k.p.a. ) – zostało uznane za prawidłowo doręczone w dniu 28 lipca 2023 r.
5. Skierowane do Spółki pisma Prezesa UODO z 1 czerwca 2023 r. oraz z 11 lipca 2023 r. zawierały pouczenie wskazujące, że niezłożenie wyjaśnień w sprawie może stanowić naruszenie obowiązku współpracy z Organem, co w konsekwencji może skutkować nałożeniem na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.
6. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, którą Prezes UODO kierował do Spółki, znajdującą się w aktach sprawy o sygn. DS.523.2411.2023. Korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do rozpatrzenia sprawy o sygn. DS.523.2411.2023, a z drugiej strony odzwierciedla brak reakcji Spółki na żądania Prezesa UODO w tym postępowaniu administracyjnym.

Postępowanie

7. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.2411.2023, Prezes UODO wszczął wobec niej z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 4 lit. a) oraz 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne o sygn. DOKE.561.14.2023 w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a)  i  e)  Rozporządzenia 2016/679. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z 29 sierpnia 2023 r. (znak: DOKE.561.14.2023). Korespondencja ta, skierowana na adres siedziby Spółki wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym (zob. pkt 2 uzasadnienia) została odebrana przez Spółkę w dniu 5 września 2023 r. Pismem tym Spółka wezwana została, celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 t.j., zwanej dalej: „u.o.d.o.”)., do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2022. Spółka poinformowana została na czym polega zarzucane jej naruszenie; została również pouczona o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO, co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Ponadto Spółka poinformowana została o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
8. Spółka nie podjęła żadnych działań w reakcji na informację o wszczęciu niniejszego postępowania.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

9. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679) oraz prowadzi postępowania w sprawie stosowania niniejszego rozporządzenia, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego (art. 57 ust. 1 lit. h) Rozporządzenia 2016/679).
10. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679).
11. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych osobowych i informacji skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 tego aktu prawnego, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
12. Dodatkowo zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający obowiązani są na żądanie organu nadzorczego współpracować z nim w ramach wykonywania przez niego jego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Niewywiązanie się z tego obowiązku zagrożone jest – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjną karą pieniężną w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
13. Zgodnie z art. 83 ust. 3 Rozporządzenia 2016/679, w przypadku stwierdzenia naruszenia przez administratora lub podmiot przetwarzający w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilku przepisów tego rozporządzenia, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie może przekroczyć wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie.
14. Oceniając, czy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze powinna być nałożona administracyjna kara pieniężna, organ nadzorczy ma obowiązek uwzględnić następujące okoliczności (przesłanki wymiaru kary) określone w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679:

a)     charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody,

b)     umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia,

c)     działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą,

d)     stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32,

e)     wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora lub podmiotu przetwarzającego,

f)      stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków,

g)     kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie,

h)     sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie,

i)       jeżeli wobec administratora lub podmiotu przetwarzającego, których sprawa dotyczy, zostały wcześniej zastosowane w tej samej sprawie środki, o których mowa w art. 58 ust. 2 - przestrzeganie tych środków,

j)       stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42,

k)     wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty.

15. Ponadto organ nadzorczy – zgodnie z art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 – zapewnia by stosowane administracyjne kary pieniężne były w każdym indywidualnym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające (zasady wymiaru kary).

16. Celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej podmiot, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej zobowiązany jest na żądanie Prezesa UODO dostarczyć mu, w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania, danych niezbędnych do określenia tejże podstawy (art. 101a ust. 1 u.o.d.o.). Natomiast, w przypadku niedostarczenia tych danych przez podmiot podlegający ukaraniu, Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w sposób szacunkowy, uwzględniając wielkość podmiotu, specyfikę prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu (art. 101a ust. 2 u.o.d.o.).

17. Równowartość wyrażonych w euro kwot, o których mowa w art. 83 Rozporządzenia 2016/679, oblicza się w złotych według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia każdego roku, a w przypadku, gdy w danym roku Narodowy Bank Polski nie ogłasza średniego kursu euro w dniu 28 stycznia – według średniego kursu euro ogłoszonego w najbliższej po tej dacie tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego (art. 103 u.o.d.o.).

18. Stosownie do art. 60 u.o.d.o. postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest prowadzone przez Prezesa UODO. Z kolei art. 7 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie do postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (w tym w postępowaniach w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w Rozdziale 11 u.o.d.o.) stosuje się przepisy k.p.a. Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.o.d.o. postępowania te są postępowaniami jednoinstancyjnymi.

19. Przepisy art. 44 § 4 k.p.a. oraz art. 44 § 1 k.p.a., w związku z art. 45 k.p.a. stanowią, że fikcja doręczenia zachodzi z upływem ostatniego dnia okresu, to jest 14 dni w przypadku doręczenia pisma na adres siedziby osoby prawnej przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ocena prawna

20. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego rozważyć należy w pierwszej kolejności czy Spółka jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, naruszenie których podlega administracyjnej karze pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 4 lit. a) i ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Oba wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 nakładają obowiązki procesowe – w ramach prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań – na administratorów i na podmioty przetwarzające. W sprawie o sygn. DS.523.2411.2023 Prezes UODO ustalił, w oparciu o informacje i dowody przedstawione przez Skarżącego w jego skardze, że dane osobowe Skarżącego w zakresie imienia, nazwiska, zawodu, specjalizacji, miejsca wykonywania zawodu, tytułu zawodowego, funkcji pełnionej w miejscu wykonywania zawodu, danych teleadresowych, numeru prawa wykonywania zawodu, stopnia naukowego, numeru NIP i REGON - zostały udostępnione Spółce jako odrębnemu Administratorowi. Okoliczność tę potwierdziły również przedłożone w postępowaniu DS. 523.801.2023 wyjaśnienia firmy F. sp. z o.o. , z których wynikało, że Spółka uzyskała dostęp do bazy danych udostępnionej przez firmę F. sp. z o.o. na mocy umowy licencyjnej. Wśród danych osobowych znajdujących się w udostępnianej na mocy umowy bazie danych znalazły się również ww. dane osobowe Skarżącego, do momentu ich usunięcia na skutek wniesienia sprzeciwu.

21. W postępowaniu o sygn. DS.523.2411.2023, w celu uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia skargi i realizując uprawnienie, o którym mowa w art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO trzykrotnie zwrócił się do Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści skargi i do złożenia wyjaśnień w postaci udzielenia odpowiedzi na poszczególne pytania dotyczące sprawy (zob. pkt 2 uzasadnienia). Dwa z wystosowanych do Spółki wezwań zostały odebrane odpowiednio w dniach: 8 maja 2023 r. oraz 13 czerwca 2023 r. Kolejne pismo z 11 lipca 2023 r. nie zostało przez Spółkę odebrane mimo dwukrotnego awizowania, w związku z czym zostało uznane za prawidłowo doręczone Spółce zgodnie z art. 44 § 4 w zw. z art. 45 k.p.a. Organ nie otrzymał odpowiedzi od Spółki do dnia wydania niniejszej decyzji. W konsekwencji opisywanego zaniechania Spółki, Prezes UODO nie uzyskał dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do zbadania zasadności skargi Skarżącego.

22. Stanu tego nie zmieniło wszczęcie przez Prezesa UODO postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej (o sygn. DOKE.561.14.2023). Pismo z 29 sierpnia 2023 r. skierowane do Spółki w ramach tego postępowania (zob. pkt 7 uzasadnienia) pomimo prawidłowego odebrania w dniu 5 września 2023 r., pozostało bez jakiejkolwiek odpowiedzi. W ocenie Prezesa UODO, świadczy to o lekceważącym stosunku Spółki wobec Organu i prowadzonego postępowania.

23. Działania Spółki polegające na niezapewnieniu Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych mu w postępowaniu o sygn. DS.523.2411.2023 wyczerpują jednocześnie znamiona naruszenia art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Współpraca z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań, stanowiąca przedmiot obowiązku określonego w tym przepisie obejmuje również obowiązek przedstawienia Prezesowi UODO – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez administratora informacji związanych z prowadzonym przez niego postępowaniem oraz udzielenie – w jego ramach – dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych dla niniejszego postępowania. Skutkiem braku dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki jest przeszkodą w obiektywnym, wnikliwym i wszechstronnym rozpatrzeniu sprawy o sygn. DS.523.2411.2023. W związku z powyższym, należy uznać, że w sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Spółkę – na mocy art. 83 ust. 5 lit. e) in fine oraz art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w związku z brakiem współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31 Rozporządzenia 2016/679) oraz w związku z niezapewnieniem przez Spółkę dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, to jest do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.2411.2023.

24. Skutkiem braku dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, była przeszkoda w obiektywnym, wnikliwym i wszechstronnym rozpatrzeniu sprawy, a także nieuzasadnione przedłużenie czasu trwania postępowania zainicjowanego skargą Skarżącego, co stało z kolei w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym – określonymi w art. 12 ust. 1 k.p.a. zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.

25. Jednocześnie wobec stwierdzenia naruszenia przez Spółkę przepisów, to jest art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, stosowanie do treści art. 83 ust. 3 tego aktu prawnego, Prezes UODO ustalił wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej w kwocie nieprzekraczającej wysokości kary za najpoważniejsze z tych naruszeń. W przedstawionym stanie faktycznym za najpoważniejsze Prezes UODO uznał naruszenie polegające na niezapewnieniu przez Spółkę Prezesowi UODO dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań, to jest naruszenie przepisu art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, zagrożone karą do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa do 4% jego całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. O powadze tego naruszenia świadczy to, że brak dostępu do danych osobowych i informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, stoi na przeszkodzie obiektywnemu, wnikliwemu i wszechstronnemu rozpatrzeniu sprawy.

Przesłanki i zasady wymiaru administracyjnej kary pieniężnej

26. Stosownie do treści art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zwraca się przy tym w każdym przypadku uwagę na szereg przesłanek wymienionych w punktach od a) do k) wskazanego wyżej przepisu (zob. pkt 16 uzasadnienia). Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, Prezes UODO wziął spośród nich pod uwagę następujące okoliczności wpływające obciążająco na ocenę naruszenia:

27. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające administracyjnej karze pieniężnej w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały przepisami Rozporządzenia 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji ich zadań. Wagę naruszenia tych obowiązków podkreślił sam prawodawca unijny, przewidując za ich naruszenie karę wyższą z dwóch określonych przepisami Rozporządzenia 2016/679 – karę do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Postępowanie Spółki w niniejszej sprawie, polegające na utrudnieniu i uniemożliwianiu dostępu do żądanych przez Prezesa UODO informacji i danych osobowych należy uznać za godzące w cały system ochrony danych osobowych, a w związku z tym mające dużą wagę i naganny charakter. Wagę naruszenia zwiększa dodatkowo okoliczność, że dokonane przez Spółkę naruszenie nie było zdarzeniem jednorazowym i incydentalnym. Stwierdzone zaniechanie Spółki było ciągłe i długotrwałe, trwało bowiem od chwili upływu 7-dniowego terminu na złożenie wyjaśnień, wyznaczonego w pierwszym wezwaniu skierowanym do Spółki w postępowaniu o sygn. DS.523.2411.2023, to jest od 15 maja 2023 r. do dnia wydania decyzji administracyjnej kończącej niniejsze postępowanie.

28. Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

W ocenie Prezesa UODO po stronie Spółki zaistniał świadomy i celowy brak woli współpracy w zapewnieniu organowi nadzorczemu dostępu do wszelkich informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy, o które Prezes UODO zwracał się do niej kilkukrotnie. Nieudzielenie odpowiedzi na kierowaną do Spółki korespondencję Prezes UODO ocenia jako celowe działanie utrudniające mu lub nawet uniemożliwiające dokonania oceny zasadności skargi wniesionej przez Skarżącego. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że korespondencja kierowana do Spółki była odbierana z placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłki, przez tę samą osobę. Na dwóch potwierdzeniach odbioru widnieje informacja o tym, że przesyłkę wydano „pełnomocnikowi adresata”. Należy zatem domniemywać, że osoby zarządzające Spółką były świadome treści żądań Prezesa UODO oraz konsekwencji nieudzielania Organowi wyjaśnień w sprawie (zob. pkt 2, 3, 5, 7 uzasadnienia). Taki stan świadczy o braku woli współpracy Spółki z Organem lub stanowi co najmniej rażące lekceważenie swoich obowiązków związanych z tą współpracą, a tym samym dowodzi świadomości Spółki, że jej postępowanie stanowi naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679. Mając na uwadze powyższe, w ocenie Prezesa UODO dokonane przez Spółkę naruszenie miało charakter umyślny, a zatem okoliczność ta winna być oceniana negatywnie i uznana za obciążającą w kontekście ustalenia zarówno zasadności wymierzenia, jak i wysokości orzeczonej kary.

29. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).

W toku niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej Spółka nie podjęła w żadnym stopniu współpracy z Prezesem UODO. W szczególności Spółka nie przedstawiła informacji żądanych przez Prezesa UODO, co mogłoby być potraktowane jako działanie mające na celu usunięcie stwierdzonego w niniejszej sprawie naruszenia lub złagodzenie jego skutków. Taki brak współpracy z Prezesem UODO skutkował utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania. Trwanie Spółki w stanie naruszenia (braku woli przywrócenia stanu zgodnego z prawem polegającego na wywiązywaniu się z ciążących na niej obowiązków procesowych w postępowaniu przed Prezesem UODO) wpływa – w ocenie Prezesa UODO – obciążająco na ocenę stwierdzonego naruszenia.

30. W ocenie Prezesa UODO żadna z okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, nie przemawia za złagodzeniem ustalonego – z uwzględnieniem wyżej wskazanych okoliczności obciążających – wymiaru kary orzeczonej niniejszą decyzją administracyjną.

31. Inne, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy niemające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej:

• Wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora (art. 83 ust. 2 lit. e) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, aby Spółka dokonała wcześniej jakichkolwiek naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. A ponieważ taki stan (wywiązywanie się z obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym w otoczeniu prawnym, w którym Spółka funkcjonuje, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.
• Sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu (art. 83 ust. 2 lit. h) Rozporządzenia 2016/679). Informację o stwierdzonym w niniejszej sprawie naruszeniu Prezes UODO uzyskał z urzędu analizując przebieg toczącego się przed nim postępowania o sygn. DS.523.2411.2023. Jest to naturalny sposób powzięcia informacji o tego rodzaju naruszeniu, wynikający z kompetencji Prezesa UODO do oceny przebiegu tego postępowania i oceny, jakie informacje są mu niezbędne do rozstrzygnięcia prowadzonej sprawy. Brak jest więc podstaw do negatywnej oceny faktu, że informacja o naruszeniu nie pochodzi od Spółki; fakt ten nie może być jednak też uwzględniony na korzyść Spółki skoro nie brała ona żadnego udziału w uzyskaniu przez Prezesa UODO informacji o naruszeniu.
• Przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. i) Rozporządzenia 2016/679). Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował wobec Spółki w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Spółka nie miała obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.
• Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji (art. 83 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2016/679). Spółka nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 Rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy Rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Spółki. Na korzyść Spółki natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.
• Osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, żeby Spółka, w związku z nieudzieleniem żądanych przez niego informacji, odniosła jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknęła tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Spółkę. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Spółkę takich korzyści, jako stan naturalny wynikający z założenia, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą osiąga z tego tytułu korzyści finansowe (zyski) pod warunkiem stosowania się do obowiązujących rygorów prawnych, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być dla niej łagodzącą. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.
• Inne obciążające lub łagodzące czynniki (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

32. Pozostałe okoliczności wymienione w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 siłą rzeczy nie mogły być wzięte pod uwagę przez Prezesa UODO ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego relacji administratora z organem nadzorczym, a nie z osobami, których dane dotyczą). Są to:

• liczba poszkodowanych osób i rozmiar poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie (nieudzielenie przez Spółkę Prezesowi UODO dostępu do niezbędnych informacji) nie wiąże się z naruszeniem danych osobowych żadnej osoby, w konsekwencji nie wystąpiły w sprawie żadne szkody po stronie osób fizycznych;
• działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkód poniesionych przez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że w sprawie nie wystąpiły żadne szkody po stronie osób fizycznych, brak jest obowiązku i możliwości podjęcia przez Spółkę jakichkolwiek działań mających na celu ich zminimalizowanie;
• stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. d) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie w samej swojej istocie nie wiąże się ze środkami technicznymi i organizacyjnym wdrożonymi przez Spółkę w celu zapewnienia ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania;
• kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie polegające na niezapewnieniu dostępu do informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań nie wiąże się z naruszeniem żadnych danych osobowych.

33. Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. Definiując wyżej wskazane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych odnieść należy się do poglądów doktryny prawa o ochronie danych osobowych. „Sankcja jest skuteczna, jeśli pozwala osiągnąć cel, dla którego ją wprowadzono. Sankcja jest proporcjonalna, jeśli nie przekracza progu dolegliwości określonego przez uwzględnienie okoliczności konkretnego przypadku. Sankcja jest zaś odstraszająca, jeśli realizuje względy prewencji indywidualnej i generalnej, innymi słowy, stanowi czytelny sygnał o dezaprobowaniu naruszenia dla społeczeństwa, a także dla samego adresata sankcji”  (P. Litwiński (red.), Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. […]; Komentarz do art. 83 [w:] P. Litwiński (red.) Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz). Tak zdefiniowane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych wymagają odniesienia się do wielkości, możliwości finansowych i pozycji ukaranego podmiotu na rynku, a za miernik tych atrybutów ukaranego podmiotu, w przypadku gdy jest nim przedsiębiorstwo, Rozporządzenie 2016/679 pozwala przyjąć całkowity roczny światowy obrót z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 ust. 5 Rozporządzenia 2016/679). Uzupełniając tę zasadę, przepis art. 101a ust. 2 u.o.d.o. stanowi, że w przypadku braku takich danych Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o szacunki, co do wielkości podmiotu, specyfiki prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu. Odniesienie się do potencjału ekonomicznego ukaranego podmiotu jest konieczne gdyż m.in. kara niewspółmiernie niska w stosunku do możliwości finansowych sprawcy naruszenia (kara wręcz „niezauważalna” dla tego podmiotu) nie będzie skuteczna i odstraszająca dla tego podmiotu; kara zbyt dolegliwa (kara, której uiszczenie zagrozi bytowi podmiotu) nie będzie natomiast karą proporcjonalną.

34. W ocenie Prezesa UODO kara nałożona na Spółkę w niniejszym postępowaniu odpowiada zasadom wskazanym w art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679. Jej dolegliwość w wymiarze finansowym zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z Prezesem UODO w postępowaniach prowadzonych z jej udziałem przed Prezesem UODO. W wymiarze dyscyplinującym Spółkę kara będzie więc skuteczna (osiągnie swój cel). Nałożona niniejszą decyzją kara jest też – w ocenie Prezesa UODO – proporcjonalna do wagi stwierdzonego naruszenia oraz do możliwości jej poniesienia przez Spółkę bez dużego uszczerbku dla prowadzonej przez nią działalności. Kara ta spełni ponadto funkcję odstraszającą; będzie jasnym sygnałem dla Spółki, zobowiązanej na mocy przepisów Rozporządzenia 2016/679 do współpracy z Prezesem UODO, że lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z nim (w szczególności utrudnianie dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań) stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlegać będzie sankcjom finansowym.

35. Wobec nieprzedstawienia przez Spółkę żądanych przez Prezesa UODO danych finansowych za rok 2022, ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej w niniejszej sprawie, Prezes UODO wziął pod uwagę, w oparciu o art. 101a ust. 2 u.o.d.o., szacunkową wielkość Spółki oraz specyfikę, zakres i skalę prowadzonej przez nią działalności. Zakres jej działalności skupia się przede wszystkim na działalności związanej z (…). Spółka obecna jest na polskim rynku od wielu lat (wpis Spółki do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego miał miejsce (…)). Spółka jest czynnym płatnikiem VAT (dane z wykazu podatników VAT –  www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka). Wobec Spółki nie jest prowadzone obecnie postępowanie upadłościowe ani likwidacyjne. Spółka regularnie od (…) r. składa w KRS roczne sprawozdania finansowe. Zgodnie z danymi zawartymi w ostatnim sprawozdaniu finansowym Spółki za rok obrotowy 2022, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 r., Spółka osiągnęła przychód netto ze sprzedaży na poziomie (…) zł, a w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 r. była to kwota na poziomie (…) zł. Dane te przemawiają za uznaniem Spółki za podmiot rentowny i dobrze prosperujący.

36. W związku z tym, że ukaraniu w niniejszej sprawie podlega podmiot prowadzący działalność na niewielką skalę, nałożona na niego niniejszą decyzją administracyjną kara pieniężna w stosunkowo niewielkiej wysokości (stanowiącej 0,02 % maksymalnej wysokości kary, którą zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 Prezes UODO mógł orzec za stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie) będzie dla Spółki karą dolegliwą i przez to skuteczną, ale również możliwą do jej poniesienia bez zagrożenia materialnych podstaw jej bytu i prowadzonej przez nią działalności.

37. Mając na uwadze przepis art. 103 u.o.d.o.  Prezes UODO za naruszenia opisane w sentencji niniejszej decyzji administracyjnej, nałożył na Spółkę – stosując średni kurs euro z dnia 30 stycznia 2023 r. (gdzie 1 EUR = 4,7160 PLN) – administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 864 PLN (słownie: osiemnaście tysięcy osiemset sześćdziesiąt cztery tysiące złotych, co stanowi równowartość 4 000 euro – słownie: cztery tysiące euro).

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO orzekł jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

• Decyzja jest ostateczna. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 1634 ze zm.), (zwanej dalej „p.p.s.a.”), od decyzji Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stosunkowy, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 p.p.s.a. Zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 t.j.) (zwanej dalej „u.o.d.o.”) wniesienie przez Stronę skargi do sądu administracyjnego wstrzymuje wykonanie decyzji w  zakresie administracyjnej kary pieniężnej.
• W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.
• Zgodnie z art. 105 ust. 1 u.o.d.o., administracyjną karę pieniężną należy uiścić w terminie 14 dni od dnia upływu terminu na wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, na rachunek bankowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych w NBP o/o Warszawa nr 28 1010 1010 0028 8622 3100 0000.
• Ponadto, zgodnie z art. 105 ust. 2 u.o.d.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może, na uzasadniony wniosek podmiotu ukaranego, odroczyć termin uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożyć ją na raty. W przypadku odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożenia jej na raty, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nalicza od nieuiszczonej kwoty odsetki w stosunku rocznym, przy zastosowaniu obniżonej stawki odsetek za zwłokę, ogłaszanej na podstawie art. 56d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 t.j.), od dnia następującego po dniu złożenia wniosku.