Logo biura

Infolinia Urzędu 606-950-000

Infolinia Urzędu 606-950-000

Godło białoczarny orzeł

PREZES
URZĘDU OCHRONY
DANYCH OSOBOWYCH

Warszawa, dnia 09 września 2020 r.

DECYZJA

DKE.561.5.2020

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) oraz art. 7 ust. 1 i 2 oraz art. 60 Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia na Komendanta Straży Miejskiej w L. administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016) dalej w treści niniejszej decyzji zwane także RODO, polegające na braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz nieudzieleniem informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

umarza postępowanie.

UZASADNIENIE

W dniu […] kwietnia 2020 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła informacja od mieszkańców miasta L., dotycząca nieprawidłowości w prowadzonej przez strażników miejskich kontroli przestrzegania przez te osoby obowiązku pozostawania w kwarantannie związanej z pandemią SARS-CoV-2 („COVID-19”). Sprawa została zarejestrowana pod sygnaturą […].

Pismem z […] kwietnia 2020 r., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej także Prezesem UODO) wezwał Komendanta Straży Miejskiej w L. (dalej zwanego także Stroną) do złożenia wyjaśnień dotyczących kontroli prowadzonej przez Straż Miejską w L. - w kontekście ochrony danych osobowych mieszkańców. Wezwanie zostało doręczone adresatowi drogą elektroniczną na adres skrzynki podawczej […], co zostało potwierdzone urzędowym poświadczeniem przedłożenia (UPP).

Z uwagi na pilny charakter sprawy, wynikający z potencjalnych negatywnych konsekwencji ujawnienia danych osób przebywających w kwarantannie, wyznaczono Stronie termin 4 dni do złożenia wyjaśnień w sprawie. Strona nie odpowiedziała na wezwanie.

W dniu […] maja 2020 r. Prezes UODO skierował do Strony pismo z ponownym wezwaniem do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie. Wezwanie zostało doręczone adresatowi ponownie drogą elektroniczną na adres skrzynki podawczej […], i potwierdzone urzędowym poświadczeniem przedłożenia (UPP). Strona nie udzieliła odpowiedzi na wezwanie.

W związku z powyższym, w dniu […] maja 2020 r. Prezes UODO wszczął niniejsze postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Komendanta Straży Miejskiej w L. administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 (RODO) w związku z brakiem współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz nieudzieleniem informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań w związku z postępowaniem o sygn. […].

Obok prawidłowego doręczenia Stronie informacji o wszczęciu postępowania i zgromadzeniu materiału dowodowego w niniejszej sprawie, podjęto równolegle próbę kontaktu telefonicznego ze Stroną. W toku rozmowy ustalono, że Strona w ostatnim czasie nie sprawdzała zawartości elektronicznej skrzynki podawczej z przyczyn organizacyjnych i nie wie o postępowaniach prowadzonych przez UODO z jej udziałem.

W następstwie kontaktu telefonicznego Strona niezwłocznie złożyła pisemne wyjaśnienia w sprawie o sygn. […]. Nadto Strona złożyła osobne wyjaśnienia w niniejszej sprawie. W wyjaśnieniach tych wskazano, że główną przyczyną braku odpowiedzi na wezwania kierowane przez Prezesa UODO, były względy organizacyjne związane z czasową nieobecnością pracownika, którego zadaniem było m.in. sprawdzanie zawartości elektronicznej skrzynki podawczej Straży Miejskiej w L.. Na czas nieobecności w/w osoby, obowiązek sprawdzania elektronicznej skrzynki podawczej był przekazany zastępcy Komendanta Straży Miejskiej w L., jednak z uwagi na znikomą ilość pism przychodzących w tej formie, sprawdzenia nie odbywały się codziennie. Ponadto Strona wskazała, że od momentu ogłoszenia stanu pandemii na terenie RP oraz realizacji polecenia Wojewody D. z dnia […].03.2020 r., na podstawie którego zadania straży wykonywane były wyłącznie w zakresie, w jakim służą prowadzeniu działań związanych z weryfikacją wykonywania nakazów, zakazów i obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, związanych z zapobieganiem rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej COVID-19, liczba otrzymywanych drogą elektroniczną korespondencji znacząco zmalała, co wpłynęło na sukcesywność sprawdzania elektronicznej skrzynki podawczej. Strona wskazała, że opóźnienie odczytu i odniesienia się do pism nie wynikały ze złej woli Strony, lecz z nałożenia się na siebie czasowo wielu zbiegów okoliczności – nieobecności w pracy osób uprawnionych do obsługi skrzynki oraz zaistnienia niestandardowej, nadzwyczajnej sytuacji w kraju mającej pośredni wpływ na cykliczność logowania się na platformie e-PUAP celem podjęcia korespondencji. Strona wniosła o odstąpienie od nałożenia kary pieniężnej oraz umorzenie postępowania w sprawie.

W tym stanie faktycznym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 16. ust. 1. Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 346 z późn. zm.), podmiot publiczny, organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym, jest obowiązany zapewnić możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej. Nadto treść ust. 2.  w/w Ustawy nakazuje podmiotowi publicznemu udostępnienie elektronicznej skrzynki podawczej, spełniającej standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę.

Komendant Straży Miejskiej w L. nie odpowiadał na prawidłowo doręczone wezwania do złożenia wyjaśnień w sprawie. Należy w tym miejscu wskazać, że obowiązywanie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, a wcześniej stanu zagrożenia epidemicznego z powodu rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej wywołanej wirusem SARS-CoV-2 („COVID-19”) powodowało, że z mocy prawa bieg terminów w postępowaniu administracyjnym nie rozpoczynał się a bieg terminów rozpoczętych uległ zawieszeniu, stosownie do obowiązującego wówczas art. 15zzs ust. 1. Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.). Bieg terminu do złożenia wyjaśnień w sprawie […]  nie podlegał jednak zawieszeniu z uwagi na wyjątek wskazany w art. 15zzs ust. 4. Ustawy, bowiem biorąc pod uwagę charakter zaistniałego w sprawie naruszenia, podjęcie niezwłocznych działań ze strony administratora było uzasadnione ze względu na interes publiczny. Brak ich podjęcia mógłby bowiem spowodować poważną szkodę w zakresie praw i wolności osób, których dane dotyczą. Pouczenie w tym zakresie było zawarte w treści wezwań.

Przyczyną braku odpowiedzi Strony nie był jednak brak woli współpracy z Prezesem UODO w zakresie wykonywanych przez niego obowiązków lecz przeszkody natury techniczno-organizacyjnej, związane z dostępem do elektronicznej skrzynki odbiorczej e-PUAP. Strona wyczerpująco wyjaśniła przyczyny braku odbioru korespondencji i braku wcześniejszej odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO. Wyjaśnieniom tym Prezes UODO dał wiarę z uwagi na to, że pozostają spójne, znajdują potwierdzenie w materiale dowodowym zgromadzonym w sprawie oraz tym, że równolegle z nimi Strona złożyła pisemne wyjaśnienia w postępowaniu o sygn. […], w którym wcześniejsza bierność Strony była powodem wszczęcia niniejszego postępowania.

Z powyższych względów niniejsze postępowanie administracyjne stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a.

Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. W doktrynie wskazano, że „Umorzenie postępowania nie jest zależne ani od woli organu administracji, ani tym bardziej pozostawione do uznania organu – organ ten jest zobowiązany do umorzenia postępowania w przypadku stwierdzenia jego bezprzedmiotowości. (…) Bezprzedmiotowość postępowania może być także wynikiem zmiany stanu faktycznego sprawy. Postępowanie musi być uznane za bezprzedmiotowe wskutek ustania stanu faktycznego podlegającego uregulowaniu przez organ administracji w drodze decyzji (por. uzasadnienie wyroku NSA z 29 września 1987 r., IV SA 220/87, ONSA 1987, nr 2, poz. 67)” - Przybysz Piotr Marek. Art. 105. W: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany. System Informacji Prawnej LEX, 2019.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

2021-02-09 Metadane artykułu
Podmiot udostępniający: Departament Kar i Egzekucji
Wytworzył informację: Jan Nowak 2020-09-09
Wprowadził‚ informację: Anna Pachla 2021-02-09 11:32:09
Ostatnio modyfikował: Edyta Madziar 2021-02-19 12:40:32