Decyzja

Na podstawie art. 104 § l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2021 r., poz. 735 ze. zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2 i art. 60ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Pana P. P. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą D., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela upomnienia Panu P. P. prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą D., za naruszenie przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35) zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, polegające na braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz niezapewnieniu Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.

Uzasadnienie

          Stan faktyczny

1. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana M. Ć. (zwanego dalej: „Skarżącym”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Pana P. P. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą D. (zwanego dalej „Przedsiębiorcą), polegające na udostępnieniu przez Przedsiębiorcę bez podstawy prawnej danych osobowych Skarżącego podmiotowi nieuprawnionemu, tj. P. S.A., zwanym dalej Spółką bądź P. S.A.
2. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) w ramach wszczętego postępowania administracyjnego prowadzonego celem rozpatrzenia wniesionej skargi (pod sygn. [...]), pismem z [...] kwietnia 2021 r. zwrócił się do Przedsiębiorcy o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień:

1. kiedy (należy wskazać dokładną datę), na jakiej podstawie prawnej (należy wskazać konkretny przepis/-y prawa), w jakim celu i w jakim zakresie (należy wymienić kategorie/rodzaje danych) pozyskał dane osobowe Skarżącego,
2. czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (należy wskazać konkretny przepis/-y prawa), w jakim celu, w jakim zakresie (należy wymienić kategorie/rodzaje danych) przetwarzał lub aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącego,
3. czy a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (należy wskazać konkretny przepis/-y prawa), w jakim celu, w jakim zakresie (należy wymienić kategorie/rodzaje danych) udostępnił dane osobowe Skarżącego na rzecz podmiotów trzecich.

3. W odpowiedzi na wezwanie Przedsiębiorca w piśmie, które wpłynęło do Urzędu [...] czerwca 2021 r. wskazał, że nie przetwarza żadnych danych osobowych Skarżącego i wyjaśnił, że popełnił błąd przy zapisywaniu numeru telefonu.
4. Przedsiębiorca dodatkowo w piśmie, które wpłynęło do Urzędu [...] sierpnia 2021 r., wyjaśnił, że nie pamięta, kiedy przekazał dane osobowe Skarżącego do P. S.A. oraz wskazał, że był to początek wiosny.
5. Prezes UODO, w związku z otrzymaniem ww. informacji, pismami z [...] sierpnia 2021 r. oraz [...] października 2021 r. zwrócił się do Przedsiębiorcy o przedłożenia kopii dokumentu świadczącego o wyrażeniu przez Skarżącego zgody na udostępnienie jego danych osobowych do P. S.A.
6. Pismo z [...] sierpnia 2021 r. zostało odebrane przez Przedsiębiorcę [...] sierpnia 2021 r., a pismo z [...] października 2021 r. zostało odebrane [...] października 2021 r. Na oba pisma Przedsiębiorca nie udzielił odpowiedzi.
7. W ww. pismach Przedsiębiorca pouczony został, że brak wyczerpującej odpowiedzi na wezwanie skutkować może – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) lub 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679 – nałożeniem na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie polegające na braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego swoich zadań oraz niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań. W związku z nieudzieleniem przez Przedsiębiorcę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. [...], Prezes UODO pismem z [...] lutego 2022 r. wszczął z urzędu wobec Przedsiębiorcy – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej (pod sygn. DKE.561.4.2022).
8. W piśmie zawarte było pouczenie o możliwości nałożenia na Przedsiębiorcę – w przypadku braku wyczerpującej odpowiedzi na to wezwanie – administracyjnej kary pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679 w związku z brakiem współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31 rozporządzenia 2016/679) oraz niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia 2016/679).
9. W ww. piśmie Przedsiębiorca pouczony został także o tym, że jeżeli udzieli wyczerpujących wyjaśnień w postępowaniu o sygn. [...], do udzielenia, których wezwał go Prezes UODO oraz uzasadni wcześniejszy brak odpowiedzi na te wezwania, okoliczność ta w postępowaniu o sygn. DKE.561.4.2022. może wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej lub też może spowodować odstąpienie od jej nałożenia.
10. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej prowadzonej pomiędzy Przedsiębiorcą a Prezesem UODO, znajdującej się w aktach postępowania o sygnaturze [...]. Korespondencja ta odzwierciedla całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, to jest w tym przypadku – do rozpatrzenia sprawy o sygnaturze [...], a z drugiej strony – reakcję Przedsiębiorcy na żądania Prezesa UODO.
11. W reakcji na pismo informujące o wszczęciu postępowania w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej, Przedsiębiorca złożył wyjaśnienia, które pozwoliły Prezesowi UODO na prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. [...]. Mianowicie z pisma Przedsiębiorcy, które wpłynęło do Urzędu [...] marca 2022 r. wynika, że Przedsiębiorca nie posiadał zgody na przekazywanie danych osobowych Skarżącego do P. S.A. Przedsiębiorca wskazał, że przez pomyłkę udostępnił dane osobowe Skarżącego, które pozyskał na podstawie zawartej ze Skarżącym umowy sprzedaży swoich produktów w serwisie [...]. Tak pozyskane dane osobowe Skarżącego umieścił omyłkowo w formularzu dostępnym na stronie internetowej [...]. W formularzu tym miały zostać umieszczone dane osobowe innej osoby. Do pisma dołączył zrzut obrazu ze złożonym przez Skarżącego zamówieniem na [...].
12. Dodatkowo Przedsiębiorca uzasadnił również powody swojego milczenia w postępowaniu o sygn. [...], którym Prezes UODO dał wiarę. Przedsiębiorca wskazał, że jego milczenie w postępowaniu prowadzonym pod sygn. [...] spowodowane było błędnym zrozumieniem ich treści. Przedsiębiorca był przekonany, że już wcześniej udzielił odpowiedzi na zadane mu przez Prezesa UODO pytanie.
13. Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

          Uzasadnienie prawne

 Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)). Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Naruszenie przepisów rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Natomiast, naruszenie przepisów rozporządzenia 2016/679, polegające na braku woli współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31), podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa - w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679 może także uznać za uzasadnione udzielenie Przedsiębiorcy upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 31 w związku z art. 58 ust. 1 lit. e) rozporządzenia 2016/679. Zgodnie z motywem 148 rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.

Odnosząc przytoczone powyżej przepisy rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie, a opisanego na wstępie uzasadnienia niniejszej decyzji, stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Przedsiębiorca – administrator danych osobowych Skarżącego – jako strona prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania o sygn. [...], niewątpliwe naruszyła obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Jednakże w odpowiedzi na informację o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie o sygnaturze DKE.561.7.2022, Przedsiębiorca złożył wyjaśnienia pozwalające Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. [...]. Zdaniem Prezesa UODO, działania Przedsiębiorcy z pewnością skutkowały brakiem dostępu do dowodów wskazujących na legalność i zgodność z prawem przetwarzania przez Przedsiębiorcę danych osobowych Skarżącego. Przedstawione przez Przedsiębiorcę uzasadnienie braku odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO nie zdejmuje z niego odpowiedzialności za stwierdzone zaniechanie. Jednakże wskazane przez Przedsiębiorcę przyczyny braku współpracy z organem nadzorczym należało uwzględnić, jako wiarygodne oraz mające istotny wpływ na ocenę zachowania tego Przedsiębiorcy, w kontekście wyboru zastosowanej wobec niego w niniejszym postępowaniu sankcji.

W ocenie Prezesa UODO ww. naruszenie miało charakter nieumyślny. Wszystkie okoliczności sprawy, rozpatrywane łącznie, pozwalają wnioskować, że brak reakcji Przedsiębiorcy na wezwania zarówno do złożenia wyjaśnień, nie było celowe lecz wynikało z błędnego zrozumienia ich treści. W toku niniejszego postępowania Przedsiębiorca wyraził chęć współpracy z Prezesem UODO w celu usunięcia naruszenia polegającego w szczególności na nie udzieleniu wyjaśnień w sprawie prowadzonej pod sygn. [...], uzasadniając brak tej współpracy błędnym zrozumieniem treści kierowanych do Przedsiębiorcy wezwań, na które – jak był przekonany – udzielił już odpowiedzi. Przedsiębiorca interesował się sprawą. Podejmował próby kontaktu telefonicznego z Urzędem celem udzielania wyjaśnień niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania pod sygn. [...], jak również wyjaśnił z jakiego powodu milczał w tymże postępowaniu. Zachowanie Przedsiębiorcy nie świadczy o celowym unikaniu przez Przedsiębiorcę odpowiedzi na skierowane do niego przez Prezesa UODO wezwania, lecz o jego życiowej nieporadności i niezrozumieniu treści tychże wezwań.

W ocenie organu nadzorczego, następcza, aktywa postawa Przedsiębiorcy wskazuje na gotowość do dalszego z nim współdziałania. W tym miejscu, wskazać również należy, że samo już wszczęcie postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej oraz realna perspektywa wymierzania kary finansowej stały się dla Przedsiębiorcy wyraźnym sygnałem tego, że dalsze uchylanie się od obowiązków nałożonych przepisami rozporządzenia 2016/679, nieuchronnie prowadziło będzie do zastosowania wobec niego najsurowszych, przewidzianych tymi przepisami sankcji.

Prezes UODO uznał, że w tej sprawie udzielenie upomnienia, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, będzie wystarczające, i co najmniej tak samo „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające” jak wymierzenie kary pieniężnej (vide art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679). Należy także zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Przedsiębiorcy będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł. W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.