Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60, art. 101, art. 101a ust. 2 oraz art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. i), art. 83 ust. 1-3, art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 31 oraz art. 83 ust. 5 lit. e) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. l, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na T. sp. z o. o. z siedzibą w K. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez T. sp. z o. o. z siedzibą w K. przy ul. (…) przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego swoich zadań oraz na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, nakłada na T. sp. z o. o. z siedzibą w K. przy ul. (…) administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 864 zł (słownie: osiemnaście tysięcy osiemset sześćdziesiąt cztery złote).

UZASADNIENIE 

Stan faktyczny

1. Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej „Prezesem UODO”) wpłynęła skarga Pana J. M., zam. we W. przy ul. (…) (zwanego dalej ,,Skarżącym”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez T. sp. z o. o. z siedzibą w K. przy ul. (…) (zwaną dalej ,,Spółką”) polegające na udostępnieniu podmiotom nieuprawnionym jego danych osobowych w postaci numeru telefonu (…).

2. Zgodnie z wpisem do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przeważająca działalność Spółki to sprzedaż detaliczna pozostałych wyrobów prowadzona na straganach i targowiskach (kod PKD 4789Z). Przedmiotem pozostałej działalności Spółki jest m.in. pozostała indywidualna działalność usługowa, działalność wydawnicza, finansowa działalność usługowa z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych, reklama, badanie rynku i opinii publicznej oraz działalność związana z zatrudnieniem. Skarga Skarżącego związana była natomiast z działalnością Spółki polegającą na świadczeniu – za pomocą serwisu internetowego o adresie (…) – usług pośrednictwa w pozyskaniu osobistej karty (…) oraz w otwarciu rachunku (…) połączonego z kartą (…).
3. Celem rozpatrzenia skargi Skarżącego Prezes UODO wszczął postępowanie administracyjne o sygnaturze DS.523.776.2022, w ramach którego – na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – pismem z 23 lutego 2022 r. wezwał Spółkę do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień w sprawie, w szczególności do udzielenia odpowiedzi na pytania w istotnych dla sprawy kwestiach, a także do przedstawienia ewentualnych dowodów potwierdzających złożone wyjaśnienia. Pismo to zostało odebrane przez adresata 1 marca 2022 r., jednakże pozostało bez jakiejkolwiek reakcji ze strony Spółki.
4. W związku z powyższym Prezes UODO pismem z 1 kwietnia 2022 r. ponownie zwrócił się do Spółki o udzielenie wyjaśnień w sprawie. Wezwanie to zostało odebrane przez adresata 5 kwietnia 2022 r. i również pozostało bez jakiejkolwiek odpowiedzi ze strony Spółki.
5. Pismem skierowanym do Spółki 6 października 2022 r. Prezes UODO ponowił wezwanie do złożenia wyjaśnień w sprawie. Wezwanie to doręczone zostało Spółce 10 października 2022 r. i również pozostało bez odpowiedzi ze strony Spółki.
6. W pismach Prezesa UODO z 1 kwietnia 2022 r. oraz 6 października 2022 r. zawarte zostało skierowane do Spółki pouczenie, że brak odpowiedzi na wezwanie skutkować może, w związku z brakiem współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego swoich zadań oraz niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, nałożeniem na Spółkę – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) lub art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR lub do 4 % obrotu przedsiębiorstwa.
7. Decyzją administracyjną z 30 marca 2023 r. Prezes UODO – w oparciu o art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „k.p.a.” – umorzył postępowanie o sygnaturze DS.523.776.2022. Decyzja doręczona została Spółce 3 kwietnia
   2023 r.
8. Powyższe okoliczności stanu faktycznego sprawy Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, którą Prezes UODO kierował do Spółki, a która to korespondencja zgromadzona jest w aktach postępowania o sygnaturze DS.523.776.2022. W związku z tym, że – zgodnie z art. 14 § 1a k.p.a. – sprawa prowadzona i załatwiona była w całości na piśmie utrwalonym w postaci papierowej (w kontaktach ze Spółką) i elektronicznej (w kontaktach ze Skarżącym), korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do informacji potrzebnych mu do rozpatrzenia sprawy o sygnaturze DS.523.776.2022, a z drugiej strony odzwierciedla brak reakcji Spółki na żądania Prezesa UODO.

Postępowanie

9. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji żądanych przez Prezesa UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022, Prezes UODO wszczął wobec niej z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne (o sygnaturze DKE.561.38.2022) w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679.
10. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z 1 grudnia 2022 r. doręczonym jej 5 grudnia 2022 r. Pismem tym Spółka wezwana została – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „u.o.d.o.” do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2021. Spółka poinformowana została, na czym polega zarzucane jej naruszenie; została również pouczona o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022, co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Ponadto Spółka poinformowana została o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Spółka nie podjęła żadnych działań w reakcji na informację o wszczęciu niniejszego postępowania.
11. Pismem z 3 lutego 2023 r. Prezes UODO przypomniał Spółce o toczącym się postępowaniu w przedmiocie nałożenia na nią administracyjnej kary pieniężnej w związku z naruszeniem art. 31 oraz 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679. Tym samym pismem Spółka wezwana został po raz kolejny do udzielenia odpowiedzi na pytania skierowane do niej w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022. Spółka odebrała pismo 7 lutego 2023 r., jednakże po raz kolejny nie zareagowała na żądania Prezesa UODO.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

12. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).
13. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. e).
14. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych osobowych i informacji skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 tego aktu prawnego, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR.
15. Dodatkowo zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający obowiązani są na żądanie organu nadzorczego współpracować z nim w ramach wykonywania przez niego swoich zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Niewywiązanie się z tego obowiązku zagrożone jest – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjną karą pieniężną w wysokości do 10 000 000 EUR.
16. Zgodnie z art. 83 ust. 3 Rozporządzenia 2016/679, w przypadku stwierdzenia naruszenia przez administratora lub podmiot przetwarzający w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilku przepisów tego rozporządzenia, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie może przekroczyć wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie.
17. Oceniając, czy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze powinna być nałożona administracyjna kara pieniężna, organ nadzorczy ma obowiązek uwzględnić następujące okoliczności (przesłanki wymiaru kary) określone w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679:

a)     charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody,

b)     umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia,

c)     działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą,

d)     stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32,

e)     wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora lub podmiotu przetwarzającego,

f)      stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków,

g)     kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie,

h)     sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie,

i)       jeżeli wobec administratora lub podmiotu przetwarzającego, których sprawa dotyczy, zostały wcześniej zastosowane w tej samej sprawie środki, o których mowa w art. 58 ust. 2 - przestrzeganie tych środków,

j)       stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42,

k)     wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty.

18. Ponadto organ nadzorczy - zgodnie z art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 – zapewnia by stosowane administracyjne kary pieniężne były w każdym indywidualnym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające (zasady wymiaru kary).
19. Celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej podmiot, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej zobowiązany jest na żądanie Prezesa UODO dostarczyć mu, w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania, danych niezbędnych do określenia tejże podstawy (art. 101a ust. 1 u.o.d.o.). Natomiast, w przypadku niedostarczenia tych danych przez podmiot podlegający ukaraniu, Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w sposób szacunkowy, uwzględniając wielkość podmiotu, specyfikę prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu (art. 101a ust. 2 u.o.d.o.).
20. Stosownie do treści art. 103 u.o.d.o. równowartość wyrażonych w euro kwot, o których mowa w art. 83 Rozporządzenia 2016/679, oblicza się w złotych według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia każdego roku, a w przypadku, gdy w danym roku Narodowy Bank Polski nie ogłasza średniego kursu euro w dniu 28 stycznia – według średniego kursu euro ogłoszonego w najbliższej po tej dacie tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego.

Ocena prawna

21. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego rozważyć należy w pierwszej kolejności czy Spółka jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. e) oraz art. 31 Rozporządzenia 2016/679, naruszenie których podlega administracyjnej karze pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 4 i 5 Rozporządzenia 2016/679. Oba wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 nakładają obowiązki procesowe – w ramach prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań – na administratorów i na podmioty przetwarzające.
22. W sprawie o sygnaturze DS.523.776.2022 Prezes UODO ustalił – w oparciu o informacje i dowody przedstawione przez Skarżącego w jego skardze oraz wobec braku zaprzeczenia tej okoliczności przez Spółkę – że dane osobowe Skarżącego przetwarzane były przez Spółkę, działającą w tym procesie przetwarzania jako administrator, celem przedstawienia mu informacji handlowej dotyczącej świadczonych przez nią usług. Jak wynika bowiem z materiału dowodowego zebranego w tej sprawie Spółka ustaliła cel przetwarzania danych osobowych Skarżącego (przedstawienie mu oferty swojej własnej usługi) oraz sposób ich przetwarzania (dwukrotne przesłanie oferty usługi krótką wiadomością tekstową z własnego numeru telefonu na numer telefonu Skarżącego). Tym samym rola Spółki w procesie przetwarzania danych osobowych Skarżącego wypełniła definicję „administratora” przedstawioną w art. 4 pkt 7 Rozporządzenia 2016/679. Nieistotne w niniejszej sprawie jest czy przetwarzanie to miało miejsce w oparciu o którąś z podstaw prawnych wskazanych w art. 6 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 oraz czy dokonywane było zgodnie z pozostałymi przepisami tego rozporządzenia. Natomiast na potrzeby niniejszej sprawy ustalenie, że w skarżonym procesie przetwarzania Spółka występowała w roli administratora danych osobowych Skarżącego, pozwala na stwierdzenie, że Spółka zobowiązana była współpracować z Prezesem UODO – na jego żądanie – w ramach postępowania o sygnaturze DS.523.776.2022, a w szczególności zobowiązana była do udzielenia informacji żądanych przez niego celem wnikliwego i wszechstronnego rozpatrzenia skargi Skarżącego.
23. W postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022 – celem dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy – Prezes UODO trzykrotnie zwrócił się do Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy (vide pkt 3-5 uzasadnienia niniejszej decyzji). Wszystkie te wezwania Prezesa UODO zostały przez Spółkę odebrane, co pozwala przyjąć, że dotarła do niej informacja o toczącym się przed Prezesem UODO postępowaniu z jej udziałem, w tym o kierowanych do niej żądaniach organu.
24. Spółka nie przedstawiła żądanych przez Prezesa UODO wyjaśnień; nie udzieliła odpowiedzi na żadne z trzech jego wezwań. Stanu tego nie zmieniło wszczęcie przez Prezesa UODO niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej (o sygnaturze DKE.561.38.2022). Oba pisma skierowane do Spółki w ramach tego postępowania (z 1 grudnia 2022 r. i z 3 lutego 2023 r. – vide pkt 10 i 11 uzasadnienia niniejszej decyzji) pozostały bez jakiejkolwiek odpowiedzi z jej strony.
25. Bezspornym wobec powyższego jest zatem fakt, że Prezes UODO – realizując uprawnienie, o którym mowa w art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – skierował do Spółki – w formie zgodnej z przepisami k.p.a. regulującymi wezwania (Rozdział 9 k.p.a.) – żądanie dostarczenia informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy o sygnaturze DS.523.776.2022. Bezsporny jest też fakt, że Prezes UODO nie uzyskał od Spółki żądanych informacji, co stanowi naruszenie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679.
26. Działanie Spółki polegające na niezapewnieniu Prezesowi UODO dostępu do informacji potrzebnych mu do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy o sygnaturze DS.523.776.2022 wyczerpuje jednocześnie znamiona naruszenia art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Współpraca administratora z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego jego zadań, stanowiąca przedmiot obowiązku określonego w tym przepisie, obejmuje również, a może nawet przede wszystkim, obowiązek przedstawienia organowi – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez siebie informacji związanych z przedmiotem prowadzonego z jego udziałem postępowania administracyjnego. Skutkiem braku dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, była przeszkoda w obiektywnym, wnikliwym i wszechstronnym rozpatrzeniu sprawy, a także nieuzasadnione przedłużenie czasu trwania postępowania zainicjowanego skargą Skarżącego, co stało z kolei w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym – określonymi w art. 12 ust. 1 k.p.a. zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.
27. Mając na uwadze powyższe, Prezes UODO stwierdza, że w niniejszej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Spółkę – na mocy art. 83 ust. 5 lit. e) in fine oraz art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w związku z brakiem współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31 Rozporządzenia 2016/679) oraz w związku z niezapewnieniem przez Spółkę dostępu do informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, to jest do rozpatrzenia skargi wniesionej przez Skarżącego (art. 58 ust. 1 lit. a) i e) w związku z art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).
28. Jednocześnie, wobec stwierdzenia naruszenia przez Spółkę kilku przepisów Rozporządzenia 2016/679 (art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e)), stosownie do treści art. 83 ust. 3 tego aktu prawnego Prezes UODO ustalił wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej w kwocie nieprzekraczającej wysokości kary za najpoważniejsze z tych naruszeń. W ustalonym stanie faktycznym sprawy za najpoważniejsze Prezes UODO uznał naruszenie polegające na niezapewnieniu mu przez Spółkę dostępu do informacji potrzebnych do realizacji jego zadań, to jest naruszenie przepisu art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 zagrożone karą pieniężną w wysokości do 20 000 000 EUR. O powadze tego naruszenia świadczy to, że brak dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, nie tylko stało na przeszkodzie obiektywnemu, wnikliwemu i wszechstronnemu rozpatrzeniu sprawy, lecz skutkowało również nadmiernym i nieuzasadnionym przedłużeniem czasu trwania postępowania, co mogło uczynić uprawnienie Skarżącego do żądania od Prezesa UODO udzielenia mu ochrony jego praw i wolności bezskutecznym – wręcz fikcyjnym.

Przesłanki i zasady wymiaru administracyjnie kary pieniężnej

29. Stosownie do treści art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zwraca się przy tym w każdym przypadku na szereg przesłanek wymienionych w punktach od a) do k) wskazanego wyżej przepisu (vide pkt 17 uzasadnienia niniejszej decyzji). Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, Prezes UODO wziął – spośród nich – pod uwagę następujące okoliczności wpływające obciążająco na ocenę naruszenia:
30. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające administracyjnej karze pieniężnej w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały przepisami Rozporządzenia 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek współpracy z organami nadzorczymi oraz obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do informacji niezbędnych do realizacji ich zadań. Wagę naruszenia tych obowiązków podkreślił sam prawodawca unijny, przewidując za ich naruszenie karę wyższą z dwóch określonych przepisami Rozporządzenia 2016/679 – karę do 20 000 000 EUR. Postępowanie Spółki w niniejszej sprawie, polegające na ignorowaniu odebranych przez siebie wezwań Prezesa UODO, a skutkujące utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania, należy więc uznać za godzące w system ochrony danych osobowych, i z tego względu mające dużą wagę i naganny charakter. Wagę naruszenia zwiększa dodatkowo okoliczność, że dokonane przez Spółkę naruszenie nie było zdarzeniem incydentalnym. Działanie Spółki było ciągłe i długotrwałe. Trwało od upływu 7-dniowego terminu wyznaczonego na złożenie wyjaśnień w pierwszym wezwaniu skierowanym przez Prezesa UODO do Spółki
w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022, tj. od 9 marca 2022 r. (vide pkt 3 uzasadnienia niniejszej decyzji), do dnia wydania decyzji kończącej to postępowanie, czyli do 30 marca 2023 r. (vide pkt 7 uzasadnienia niniejszej decyzji).

31. Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

W ocenie Prezesa UODO postępowanie Spółki w sprawie o sygnaturze DS.523.776.2022, polegające na całkowitym braku współpracy w zapewnieniu organowi dostępu do informacji potrzebnych do rozpatrzenia skargi wniesionej przez Skarżącego, było świadome i celowe. Nie ulega wątpliwości, że żądania Prezesa UODO dotarły do świadomości Spółki (a w zasadzie osób nią zarządzających), skoro odbiór kierowanych do niej wezwań potwierdzany był każdorazowo podpisami osób upoważnionych do odbioru pism zamieszczonych na zwrotnych potwierdzeniach odbioru korespondencji (vide pkt 3-5 uzasadnienia niniejszej decyzji). Brak odpowiedzi na nie musiał być więc efektem świadomej decyzji Spółki mającej na celu utrudnienie lub uniemożliwienie Prezesowi UODO rozpatrzenia skargi Skarżącego. Warto zauważyć, że pismo informujące Spółkę o wszczęciu niniejszego postępowania (z 1 grudnia 2022 r. – vide pkt 10 uzasadnienia niniejszej decyzji) – oprócz informacji o dokonanym przez Spółkę naruszeniu oraz o zagrożeniu za to naruszenie sankcją w postaci administracyjnej kary pieniężnej – zawierało również informację o istniejącej nadal możliwości przedstawienia informacji, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022. Spółka miała więc pełną świadomość popełnionego naruszenia, a także wiedzę w jaki sposób stan tego naruszenia zakończyć (przez przedstawienie Prezesowi UODO żądanych przez niego informacji). Spółka tego nie uczyniła aż do dnia wydania decyzji kończącej postępowanie w sprawie zainicjowanej skargą Skarżącego, co świadczy w ocenie Prezesa UODO o uporczywości jej działania nacelowanego świadomie na trwanie w stanie naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679. Taka motywacja postępowania Spółki zasługuje na zdecydowanie negatywną ocenę ze strony organu nadzorczego i musi wpłynąć obciążająco na ocenę dokonanego przez nią naruszenia.

32. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).

W toku niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej Spółka nie podjęła w żadnym stopniu współpracy z Prezesem UODO. W szczególności Spółka nie przedstawiła informacji żądanych przez Prezesa UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022, co mogłoby być potraktowane jako działanie mające na celu usunięcie stwierdzonego w niniejszej sprawie naruszenia lub złagodzenie jego skutków. Taki brak współpracy z Prezesem UODO skutkował utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania (a mógł też skutkować opóźnieniem w udzieleniu przez Prezesa UODO ochrony uzasadnionych praw lub wolności Skarżącego – gdyby jego żądania przedstawione w skardze miały uzasadnienie w stanie faktycznym sprawy). Takie skutki trwania Spółki w stanie naruszenia (braku woli przywrócenia stanu zgodnego z prawem polegającego na wywiązywaniu się z ciążących na niej obowiązków procesowych w postępowaniu przed Prezesem UODO) muszą wpłynąć – w ocenie Prezesa UODO – obciążająco na ocenę stwierdzonego naruszenia.

33. W ocenie Prezesa UODO żadna z okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, nie przemawia za złagodzeniem ustalonego – z uwzględnieniem wyżej wskazanych okoliczności obciążających – wymiaru orzeczonej niniejszą decyzją kary.
34. Inne, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy niemające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej:

• Wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora (art. 83 ust. 2 lit. e) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, aby Spółka dokonała wcześniej jakichkolwiek naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. A ponieważ taki stan (wywiązywanie się z obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym w otoczeniu prawnym, w którym Spółka funkcjonuje, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.
• Sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu (art. 83 ust. 2 lit. h) Rozporządzenia 2016/679). Informację o stwierdzonym w niniejszej sprawie naruszeniu Prezes UODO uzyskał z urzędu analizując przebieg toczącego się przed nim postępowania o sygnaturze DS.523.776.2022. Jest to naturalny sposób powzięcia informacji o tego rodzaju naruszeniu (to jest o braku współpracy z organem i niezapewnieniu dostępu do informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy) wynikający z kompetencji Prezesa UODO do oceny przebiegu tego postępowania i oceny jakie informacje są mu niezbędne do rozstrzygnięcia prowadzonej sprawy. Brak jest więc podstaw do negatywnej oceny faktu, że informacja o naruszeniu nie pochodzi od Spółki; fakt ten nie może być jednak też uwzględniony na korzyść Spółki skoro nie brała ona żadnego udziału w uzyskaniu przez Prezesa UODO informacji o naruszeniu.
• Przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. i) Rozporządzenia 2016/679). Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował wobec Spółki w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Spółka nie miała obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.
• Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji (art. 83 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2016/679). Spółka nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 Rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy Rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Spółki. Na korzyść Spółki natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.
• Osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, żeby Spółka, w związku z nieudzieleniem żądanych przez niego informacji, odniosła jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknęła tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Spółkę. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Spółkę takich korzyści, jako stan naturalny wynikający z założenia, że w państwie prawa przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą i osiąga z tego tytułu korzyści finansowe (zyski) pod warunkiem stosowania się do obowiązujących rygorów prawnych, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być dla niej łagodzącą. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.
• Inne obciążające lub łagodzące czynniki (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

35. Pozostałe okoliczności wymienione w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 siłą rzeczy nie mogły być wzięte pod uwagę przez Prezesa UODO ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego relacji administratora z organem nadzorczym, a nie z osobami, których dane dotyczą). Są to:

• liczba poszkodowanych osób i rozmiar poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że podlegające ukaraniu działanie Spółki (nieudzielenie przez nią Prezesowi UODO dostępu do żądanych przez niego – w postępowaniu o sygnaturze DS.523.776.2022 – informacji potrzebnych do rozpatrzenia skargi wniesionej przez Skarżącego) nie wiąże się z naruszeniem danych osobowych żadnej osoby i w konsekwencji nie wystąpiły w sprawie żadne szkody po stronie osób fizycznych;
• działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkód poniesionych przez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że w sprawie nie wystąpiły żadne szkody po stronie osób fizycznych, brak jest obowiązku i możliwości podjęcia przez Spółkę jakichkolwiek działań mających na celu ich zminimalizowanie;
• stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. d) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie w samej swojej istocie nie wiąże się ze środkami technicznymi i organizacyjnym wdrożonymi przez Spółkę w celu zapewnienia ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania;
• kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie polegające na niezapewnieniu dostępu do informacji potrzebnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań nie wiąże się z naruszeniem żadnych danych osobowych.

36. Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. Definiując wyżej wskazane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych odnieść należy się do poglądów doktryny prawa o ochronie danych osobowych. „Sankcja jest skuteczna, jeśli pozwala osiągnąć cel, dla którego ją wprowadzono. Sankcja jest proporcjonalna, jeśli nie przekracza progu dolegliwości określonego przez uwzględnienie okoliczności konkretnego przypadku. Sankcja jest zaś odstraszająca, jeśli realizuje względy prewencji indywidualnej i generalnej, innymi słowy, stanowi czytelny sygnał o dezaprobowaniu naruszenia dla społeczeństwa, a także dla samego adresata sankcji”  (P. Litwiński (red.), Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. […]; Komentarz do art. 83 [w:] P. Litwiński (red.) Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz). Tak zdefiniowane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych wymagają odniesienia się do wielkości, możliwości finansowych i pozycji ukaranego podmiotu na rynku, a za miernik tych atrybutów ukaranego podmiotu, w przypadku gdy jest nim przedsiębiorstwo, Rozporządzenie 2016/679 pozwala przyjąć całkowity roczny światowy obrót z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 ust. 4 i 5 Rozporządzenia 2016/679). Uzupełniając tę zasadę przepis art. 101 a ust. 2 u.o.d.o. stanowi, że w przypadku braku takich danych Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o szacunki, co do wielkości podmiotu, specyfiki prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu. Odniesienie się do potencjału ekonomicznego ukaranego podmiotu jest konieczne gdyż m.in. kara niewspółmiernie niska w stosunku do możliwości finansowych sprawcy naruszenia (kara wręcz „niezauważalna” dla tego podmiotu) nie będzie skuteczna i odstraszająca dla tego podmiotu; kara zbyt dolegliwa (kara, której uiszczenie zagrozi bytowi podmiotu) nie będzie natomiast karą proporcjonalną.
37. W ocenie Prezesa UODO kara nałożona na Spółkę w niniejszym postępowaniu odpowiada zasadom wskazanym w art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679. Jej dolegliwość w wymiarze finansowym zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z Prezesem UODO w postępowaniach prowadzonych z jej udziałem przed Prezesem UODO. W wymiarze dyscyplinującym Spółkę kara będzie więc skuteczna (osiągnie swój cel). Nałożona niniejszą decyzją kara jest też – w ocenie Prezesa UODO – proporcjonalna do wagi stwierdzonego naruszenia oraz do możliwości jej poniesienia przez Spółkę bez dużego uszczerbku dla prowadzonej przez nią działalności. Kara ta spełni ponadto funkcję odstraszającą; będzie jasnym sygnałem dla Spółki, zobowiązanej na mocy przepisów Rozporządzenia 2016/679 do współpracy z Prezesem UODO, że lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z nim (w szczególności utrudnianie dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji jego zadań, w tym do rozpatrywania skarg wniesionych przez osoby dotknięte naruszeniem ochrony ich danych osobowych) stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlegać będzie sankcjom finansowym.
38. Wobec nieprzedstawienia przez Spółkę żądanych przez Prezesa UODO danych finansowych za rok 2021, ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej w niniejszej sprawie, Prezes UODO wziął pod uwagę, w oparciu o art. 101a ust. 2 u.o.d.o., szacunkową wielkość Spółki oraz specyfikę, zakres i skalę prowadzonej przez nią działalności. W ocenie Prezesa UODO Spółka prowadzi działalność gospodarczą na niewielką skalę, o czym świadczy jej niewysoki kapitał zakładowy (10 000 zł) oraz fakt, że działalność ta nie trwa długo (wpis Spółki do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego miał miejsce 23 sierpnia 2021 r.). Zakres działalności Spółki jest niewielki; skupia się praktycznie na świadczeniu drogą elektroniczną (za pośrednictwem strony internetowej (…) jednej usługi – pośredniczenia w otwarciu rachunku (…) połączonego z pozyskaniem karty (…). O niewielkiej skali prowadzonej przez Spółkę działalność może również świadczyć to, że nie figuruje ona w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka) – sprzedaż usług świadczonych przez Spółkę jest prawdopodobnie zwolniona od podatku VAT (zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.) ze względu na jej niewielką wartość – nie przekraczającą w roku obrotowym 200 000 zł.
39. W związku z tym, że ukaraniu w niniejszej sprawie podlega niewielki podmiot, nałożona na niego niniejszą decyzją administracyjna kara pieniężna w stosunkowo niewielkiej wysokości (stanowiącej 0,02 % maksymalnej wysokości kary, którą zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 Prezes UODO mógł orzec za stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie) będzie dla niego karą dolegliwą i przez to skuteczną, ale również możliwą do jej poniesienia bez zagrożenia materialnych podstaw jego bytu i prowadzonej przez niego działalności.
40. Mając na uwadze przepis art. 103 u.o.d.o.  Prezes UODO za naruszenia opisane w sentencji niniejszej decyzji, nałożył na Spółkę – stosując średni kurs euro z dnia 30 stycznia 2023 r. (gdzie 1 EUR = 4,7160 PLN) – administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 864 zł (co stanowi równowartość 4 000 euro).

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO orzekł jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

• Decyzja jest ostateczna. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 259 ze zm.), zwanej dalej „p.p.s.a.”, od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stosunkowy, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 p.p.s.a. Zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) (dalej „u.o.d.o.”) wniesienie przez stronę skargi do sądu administracyjnego wstrzymuje wykonanie decyzji w  zakresie administracyjnej kary pieniężnej.
• W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się oprawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.
• Zgodnie z art. 105 ust. 1 u.o.d.o., administracyjną karę pieniężną należy uiścić w terminie 14 dni od dnia upływu terminu na wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, na rachunek bankowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych w NBP o/o Warszawa nr 28 1010 1010 0028 8622 3100 0000.
• Ponadto, zgodnie z art. 105 ust. 2 u.o.d.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może, na uzasadniony wniosek podmiotu ukaranego, odroczyć termin uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożyć ją na raty. W przypadku odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożenia jej na raty, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nalicza od nieuiszczonej kwoty odsetki w stosunku rocznym, przy zastosowaniu obniżonej stawki odsetek za zwłokę, ogłaszanej na podstawie art. 56d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.), od dnia następującego po dniu złożenia wniosku.