Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r., poz. 2000 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60, art. 101, art. 101a ust. 2 oraz art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. h), art. 58 ust. 2 lit. i), art. 83 ust. 1-3, art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 31 oraz art. 83 ust. 5 lit. e) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. l, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na S. Sp. z o. o. z siedzibą w R. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez S. Sp. z o. o. z siedzibą w R. przy ul. (…) przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego swoich zadań oraz na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań, nakłada na S. Sp. z o. o. z siedzibą w R. przy ul. (…) administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 279 PLN (słownie: osiemnaście tysięcy dwieście siedemdziesiąt dziewięć złotych).

Uzasadnienie

Stan faktyczny

1. W dniu 28 lipca 2022 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana M. K., zam. w G. przy ul. (…) (zwanego dalej ,,Skarżącym”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez S. Sp. z o.o. z siedzibą w R. przy ul. (…) (zwanej dalej ,,Spółką” lub ,,Administratorem”), polegające na udostępnieniu jego danych osobowych (imienia, nazwiska, adresu, wysokości wynagrodzenia, stanowiska pracy, numeru konta bankowego) znajdujących się we wzorze umowy o pracę na okres próbny zawartej ze Skarżącym 27 stycznia 2022 r. – osobom nieuprawnionym.
2. Celem rozpatrzenia wyżej wymienionej skargi Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej „Prezesem UODO”) wszczął postępowanie administracyjne o sygnaturze DS.523.4329.2022, w ramach którego – na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – pismem z 10 sierpnia 2022 r. wezwał Administratora – do ustosunkowania się do treści skargi i do złożenia wyjaśnień w sprawie, w szczególności do udzielenia odpowiedzi na pytania w istotnych dla sprawy kwestiach, a także do przedstawienia ewentualnych dowodów potwierdzających złożone wyjaśnienia. Pismo to zostało odebrane przez adresata 16 sierpnia 2022 r., jednakże pozostało bez reakcji ze strony Spółki.
3. W związku z tym Prezes UODO pismem z 3 października 2022 r. ponownie zwrócił się do Spółki o udzielenie wyżej wskazanych informacji. Wezwanie to zostało odebrane przez adresata 6 października 2022 r. i również pozostało bez jakiejkolwiek odpowiedzi ze strony Spółki. W piśmie Prezesa UODO z 3 października 2022 r. zawarte zostało pouczenie, że brak odpowiedzi na wezwanie skutkować może, w związku z brakiem współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego swoich zadań oraz niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji swoich zadań – nałożeniem na Spółkę – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) lub art. 83 ust. 5 lit. e) – administracyjnej kary pieniężnej do 20 000 000 EUR.
4. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, którą Prezes UODO prowadził ze Spółką, a która to korespondencja zgromadzona jest w aktach postępowania o sygnaturze DS.523.4329.2022. Korespondencja ta dokumentuje całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań, to jest w tym przypadku – do rozpatrzenia sprawy o sygnaturze DS.523.4329.2022, a z drugiej strony odzwierciedla brak reakcji Spółki na żądania Prezesa UODO.
5. Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej (…) wynika, że Spółka świadczy usługi m.in. w zakresie marketingu i sprzedaży ubezpieczeń. Natomiast zgodnie z wpisem do KRS jej przeważająca działalność to działalność firm centralnych (head offices) i holdingów, z wyłączeniem holdingów finansowych (kod PKD 7010Z). Przedmiotem pozostałej działalności Spółki jest m.in. pozostała działalność wspomagająca usługi finansowe z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych (kod PKD 6619Z), handel hurtowy z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi, handel detaliczny z wyłączeniem handlu detalicznego pojazdami samochodowymi, finansowa działalność usługowa z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych (PKD 6499Z), działalność związana z obsługą rynku nieruchomości, działalność związana z zatrudnieniem.

Postępowanie

6. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygnaturze DS.523.4329.2022, Prezes UODO wszczął wobec niej z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne (o sygnaturze DKE.561.35.2022) w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679.
7. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z 7 listopada 2022 r. doręczonym jej 10 listopada 2022 r. Pismem tym Spółka wezwana została – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „u.o.d.o.” do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2021. Spółka poinformowana została na czym polega zarzucane jej naruszenie, została również pouczona o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.4329.2022, co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Ponadto Spółka poinformowana została o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Spółka nie podjęła żadnych działań w reakcji na informację o wszczęciu niniejszego postępowania.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu OchronyDanych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

8. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).
9. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. e).
10. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR.
11. Dodatkowo zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający obowiązani są na żądanie organu nadzorczego współpracować z nim w ramach wykonywania przez niego swoich zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Niewywiązanie się z tego obowiązku zagrożone jest - zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjną karą pieniężną w wysokości do 10 000 000 EUR.
12. Zgodnie z art. 83 ust. 3 Rozporządzenia 2016/679, w przypadku stwierdzenia naruszenia przez administratora lub podmiot przetwarzający w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilku przepisów tego rozporządzenia, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie może przekroczyć wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie.
13. Oceniając, czy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze powinna być nałożona administracyjna kara pieniężna, organ nadzorczy ma obowiązek uwzględnić następujące okoliczności (przesłanki wymiaru kary) określone w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679:

a)     charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody,

b)     umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia,

c)     działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą,

d)     stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32,

e)     wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora lub podmiotu przetwarzającego,

f)      stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków,

g)     kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie,

h)     sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie,

i)       jeżeli wobec administratora lub podmiotu przetwarzającego, których sprawa dotyczy, zostały wcześniej zastosowane w tej samej sprawie środki, o których mowa w art. 58 ust. 2 - przestrzeganie tych środków,

j)       stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42,

k)     wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty.

14. Ponadto organ nadzorczy - zgodnie z art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 – zapewnia by stosowane administracyjne kary pieniężne były w każdym indywidualnym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające (zasady wymiaru kary).
15. Celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej podmiot, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej zobowiązany jest na żądanie Prezesa UODO dostarczyć mu, w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania, danych niezbędnych do określenia tejże podstawy (art. 101a ust. 1 u.o.d.o.). Natomiast, w przypadku niedostarczenia tych danych przez podmiot podlegający ukaraniu, Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w sposób szacunkowy, uwzględniając wielkość podmiotu, specyfikę prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu (art. 101a ust. 2 u.o.d.o.).
16. Stosownie do treści art. 103 u.o.d.o. równowartość wyrażonych w euro kwot, o których mowa w art. 83 Rozporządzenia 2016/679, oblicza się w złotych według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia każdego roku, a w przypadku, gdy w danym roku Narodowy Bank Polski nie ogłasza średniego kursu euro w dniu 28 stycznia – według średniego kursu euro ogłoszonego w najbliższej po tej dacie tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego.

Ocena prawna

17. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego rozważyć należy w pierwszej kolejności czy Spółka jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, naruszenie których podlega administracyjnej karze pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 4 i art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Oba wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 nakładają obowiązki procesowe – w ramach prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań – na administratorów i podmioty przetwarzające.
18. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy do stanu faktycznego niniejszej sprawy, należy wskazać, że Spółka jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679. Skarga Pana M. K. - z treści której wynika, iż jest on pracownikiem Spółki - oraz załączone do niej dowody, wskazują na status Spółki jako pracodawcy i jednocześnie administratora danych osobowych pracowników, których zatrudnia.
19. W postępowaniu o sygn. DS.523.4329.2022, w celu uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia skargi i w oparciu o art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO dwukrotnie zwrócił się do Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy. Oba pisma zostały przez Spółkę odebrane, co pozwala przyjąć, że do jej świadomości dotarła informacja o toczącym się przed Prezesem UODO postępowaniu z jej udziałem w tym o kierowanych do niej żądaniach organu.
20. Pomimo to Administrator nie przedstawił żądanych przez Prezesa UODO wyjaśnień. Stanu tego nie zmieniło wszczęcie niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej (sygnatura DKE.561.35.2022). Skierowane do Administratora pismo Prezesa UODO z  7 listopada 2022 r., informujące o wszczęciu tego postępowania (vide pkt 7 uzasadnienia niniejszej decyzji), również pozostało bez odpowiedzi.
21. W związku z powyższym stwierdzić należy, że Spółka – zważywszy, że jako administrator danych osobowych swoich pracowników jest niewątpliwie w posiadaniu informacji niezbędnych do rozpatrzenia skargi Pana M. K. – naruszyła ciążący na niej obowiązek dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych Prezesowi UODO do realizacji swoich zadań oraz obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.4329.2022. Takie działanie Spółki stanowi naruszenie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679.
22. Działanie Spółki wyczerpuje jednocześnie znamiona naruszenia art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Współpraca z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań, stanowiąca przedmiot obowiązku określonego w tym przepisie, obejmuje również obowiązek przedstawienia organowi – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez administratora lub podmiot przetwarzający informacji związanych z prowadzonym przez niego postępowaniem. Skutkiem braku dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, jest przeszkoda w obiektywnym, wnikliwym i wszechstronnym rozpatrzeniu sprawy a także nieuzasadnione przedłużanie czasu trwania postępowania zainicjowanego skargą Pana M. K., co stoi z kolei w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym określonymi w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.) (zwanej dalej „k.p.a.”) zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.
23. Mając na uwadze powyższe, Prezes UODO stwierdza, że w niniejszej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Spółkę – na mocy art. 83 ust. 5 lit. e) in fine oraz art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w związku z brakiem współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31) oraz w związku z niezapewnieniem przez Spółkę dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) i e), to jest do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.4329.2022.
24. Jednocześnie, wobec stwierdzenia naruszenia przez Spółkę dwóch przepisów Rozporządzenia 2016/679 (art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e), stosownie do treści art. 83 ust. 3 tego aktu prawnego, Prezes UODO ustalił wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej w kwocie nieprzekraczającej wysokości kary za najpoważniejsze z tych naruszeń. W przedstawionym stanie faktycznym za najpoważniejsze Prezes UODO uznał naruszenie polegające na niezapewnieniu Prezesowi UODO przez Spółkę dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań, tj. naruszenie przepisu art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, zagrożone karą do 20 000 000 EUR. O powadze tego naruszenia świadczy to, że brak dostępu do danych osobowych i informacji, których Prezes UODO żądał i żąda od Spółki, nie tylko stoi na przeszkodzie obiektywnemu, wnikliwemu i wszechstronnemu rozpatrzeniu sprawy, lecz skutkuje również nadmiernym i nieuzasadnionym przedłużaniem postępowania.

Przesłanki i zasady wymiaru administracyjnej kary pieniężnej

25. Stosownie do treści art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zwraca się przy tym w każdym przypadku na szereg przesłanek wymienionych w punktach od a) do k) wskazanego wyżej przepisu (vide pkt 13 uzasadnienia niniejszej decyzji). Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, Prezes UODO wziął – spośród nich – pod uwagę następujące okoliczności wpływające obciążająco na ocenę naruszenia:
26. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające administracyjnej karze pieniężnej w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały Rozporządzeniem 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek współpracy z organami nadzorczymi oraz obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do informacji niezbędnych do realizacji ich zadań. Wagę naruszenia tych obowiązków podkreślił sam prawodawca unijny, przewidując za ich naruszenie karę wyższą z dwóch określonych przepisami Rozporządzenia 2016/679 – karę do 20 000 000 EUR. Postępowanie Spółki w niniejszej sprawie, polegające na ignorowaniu odebranych przez Spółkę wezwań Prezesa UODO, a skutkujące utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania, należy więc uznać za godzące w system ochrony danych osobowych, i z tego względu mające dużą wagę i naganny charakter. Wagę naruszenia zwiększa dodatkowo okoliczność, że dokonane przez Spółkę naruszenie nie było zdarzeniem incydentalnym. Działanie Spółki jest ciągłe i długotrwałe. Trwa od upływu 7-dniowego terminu wyznaczonego na złożenie wyjaśnień w pierwszym wezwaniu skierowanym przez Prezesa UODO do Spółki w postępowaniu o sygnaturze DS.523.4329.2022, tj. od 24 sierpnia 2022 r. do dnia wydania niniejszej decyzji.

27. Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

W ocenie Prezesa UODO postępowanie Administratora w sprawie o sygnaturze DS.523.4329.2022, polegające na całkowitym braku współpracy w zapewnieniu organowi dostępu do wszelkich informacji niezbędnych do jej rozstrzygnięcia jest świadome i celowe. Nie ulega wątpliwości, że żądania Prezesa UODO dotarły do świadomości Administratora (vide pkt 2 i 3 uzasadnienia niniejszej decyzji). Brak odpowiedzi na nie musiał być efektem świadomej decyzji Administratora mającej na celu utrudnienie Prezesowi UODO rozpatrzenia skargi Pana M. K. Warto zauważyć, że informacja o wszczęciu niniejszego postępowania (pismo Prezesa UODO z 7 listopada 2022 r.) – oprócz informacji o dokonanym przez Administratora naruszeniu oraz o zagrożeniu za to naruszenie sankcją w postaci administracyjnej kary pieniężnej – informowało również Administratora o istniejącej nadal możliwości przedstawienia informacji, których żądał od niego Prezes UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.4329.2022. Administrator więc miał i ma pełną świadomość popełnionego naruszenia, a także wiedzę w jaki sposób stan tego naruszenia zakończyć (przedstawić Prezesowi UODO żądane informacje). Administrator tego nie uczynił nawet na obecnym etapie sprawy, co zwiększa w ocenie Prezesa UODO stopień umyślności postępowania Administratora, i wpływa obciążająco na ocenę dokonanego przez niego naruszenia.

28. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679.

W toku niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej (sygn. DKE.561.35.2022) Spółka nie podjęła w żadnym stopniu współpracy z Prezesem UODO. W szczególności Spółka nie przedstawiła informacji żądanych przez Prezesa UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.4329.2022, co mogłoby być potraktowane jako działanie mające na celu usunięcie stwierdzonego w niniejszej sprawie naruszenia lub złagodzenie jego skutków. Taki brak współpracy z Prezesem UODO skutkuje w dalszym ciągu uniemożliwieniem Prezesowi UODO dokonania szybkiego i wnikliwego rozpatrzenia skargi Pana M. K. w postępowaniu o sygnaturze DS.523.4329.2022.

29. W ocenie Prezesa UODO żadna z przesłanek, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, nie przemawia za złagodzeniem ustalonego – z uwzględnieniem wyżej wskazanych okoliczności obciążających – wymiaru orzeczonej niniejszą decyzją kary.
30. Ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego relacji administratora z organem nadzorczym, a nie z osobami, których dane dotyczą) następujące okoliczności siłą rzeczy nie mogły być wzięte pod uwagę przez Prezesa UODO w niniejszej sprawie:

• liczba poszkodowanych osób i rozmiar poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie (nieudzielenie przez Spółkę Prezesowi UODO dostępu do niezbędnych informacji) nie wiąże się z naruszeniem danych osobowych żadnej osoby i w konsekwencji nie wystąpiły w sprawie żadne szkody po stronie osób fizycznych;
• działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkód poniesionych rzez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że w sprawie nie wystąpiły żadne szkody po stronie osób fizycznych, brak jest obowiązku i możliwości podjęcia przez Spółkę jakichkolwiek działań mających na celu ich zminimalizowanie;
• stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. d) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie w samej swojej istocie nie wiąże się ze środkami technicznymi i organizacyjnym wdrożonymi przez Spółkę w celu zapewnienia ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania;
• kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia 2016/679) ze względu na to, że naruszenie nie wiąże się z naruszeniem żadnych danych osobowych.

31. Pozostałe, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy niemające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej:

• wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora lub podmiotu przetwarzającego (art. 83 ust. 2 lit. e) Rozporządzenia 2016/679); Prezes UODO nie stwierdził jakichkolwiek, dokonanych przez Spółkę, wcześniejszych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej.
  A ponieważ taki stan (przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym, wynikającym z ciążących na Spółce obowiązków prawnych, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.
• sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu (art. 83 ust. 2 lit. h) Rozporządzenia 2016/679); Informację o stwierdzonym w niniejszej sprawie naruszeniu Prezes UODO uzyskał z urzędu analizując przebieg toczącego się przed nim postępowania o sygnaturze DS.523.4329.2022. Jest to naturalny sposób powzięcia informacji o tego rodzaju naruszeniu (to jest o braku współpracy z organem i niezapewnieniu dostępu do niezbędnych informacji niezbędny do rozpatrzenia sprawy) wynikający z kompetencji Prezesa UODO do oceny przebiegu tego postępowania i oceny jakie informacje są mu niezbędne do rozstrzygnięcia prowadzonej sprawy. Brak jest więc podstaw do negatywnej oceny faktu, że informacja o naruszeniu nie pochodzi od Spółki; fakt ten nie może być jednak też uwzględniony na korzyść Spółki skoro nie brała ona żadnego udziału w uzyskaniu przez Prezesa UODO informacji o naruszeniu.
• przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. i) Rozporządzenia 2016/679); Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował wobec Spółki w rozpatrywanej sprawie, żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Spółka nie miała obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.
• stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji (art. 83 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2016/679); Spółka nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 Rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy Rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Spółki. Na korzyść Spółki natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.
• osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679)

Prezes UODO nie stwierdził, żeby Spółka, w związku z nieudzieleniem żądanych przez niego informacji, odniosła jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknęła tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Spółkę. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Spółkę takich korzyści, jako stan naturalny, niezależny od woli i działania Spółki, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być dla niej łagodzącą. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.

• inne obciążające lub łagodzące czynniki (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679).

Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

32. Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. Definiując wyżej wskazane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych odnieść się należy do poglądów doktryny prawa o ochronie danych osobowych. „Sankcja jest skuteczna, jeśli pozwala osiągnąć cel, dla którego ją wprowadzono. Sankcja jest proporcjonalna, jeśli nie przekracza progu dolegliwości określonego przez uwzględnienie okoliczności konkretnego przypadku. Sankcja jest zaś odstraszająca, jeśli realizuje względy prewencji indywidualnej i generalnej, innymi słowy, stanowi czytelny sygnał o dezaprobowaniu naruszenia dla społeczeństwa, a także dla samego adresata sankcji”  (P. Litwiński (red.), Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. […]; Komentarz do art. 83 [w:] P. Litwiński (red.) Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz). Tak zdefiniowane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych wymagają odniesienia się do wielkości, możliwości finansowych i pozycji ukaranego podmiotu na rynku, a za miernik tych atrybutów ukaranego podmiotu, w przypadku gdy jest nim przedsiębiorstwo, Rozporządzenie 2016/679 pozwala przyjąć całkowity roczny światowy obrót z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 ust. 4 i 5 Rozporządzenia 2016/679). Uzupełniając tę zasadę przepis art. 101 a ust. 2 u.o.d.o. stanowi, że w przypadku braku takich danych Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o szacunki, co do wielkości podmiotu, specyfiki prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu. Odniesienie się do potencjału ekonomicznego ukaranego podmiotu jest konieczne gdyż m.in. kara niewspółmiernie niska w stosunku do możliwości finansowych sprawcy naruszenia (kara wręcz „niezauważalna” dla tego podmiotu) nie będzie skuteczna i odstraszająca dla tego podmiotu; kara zbyt dolegliwa (kara, której uiszczenie zagrozi bytowi podmiotu) nie będzie natomiast karą proporcjonalną.
33. Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679, nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. W ocenie Prezesa UODO kara nałożona na Spółkę w niniejszym postępowaniu spełnia te kryteria. Zdyscyplinuje ona Spółkę do prawidłowej współpracy z Prezesem UODO, zarówno w dalszym toku postępowania o sygnaturze DS.523.4329.2022, jak i w ewentualnych innych postępowaniach prowadzonych w przyszłości z udziałem Spółki przed Prezesem UODO. Nałożona niniejszą decyzją kara jest – w ocenie Prezesa UODO – proporcjonalna do wagi stwierdzonego naruszenia oraz do możliwości jej poniesienia przez Spółkę bez dużego uszczerbku dla prowadzonej przez nią działalności. Kara ta spełni ponadto funkcję odstraszającą; będzie jasnym sygnałem dla Spółki, zobowiązanej na mocy przepisów Rozporządzenia 2016/679 do współpracy z Prezesem UODO, że lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z nim (w szczególności utrudnianie dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań) stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlegać będzie sankcjom finansowym. W tym miejscu wskazać należy, że nałożenie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej jest – wobec dotychczasowego postępowania Spółki, jako strony postępowania DS.523.4329.2022 – niezbędne; jest jedynym środkiem znajdującym się w dyspozycji Prezesa UODO, który umożliwi uzyskanie dostępu do informacji niezbędnych w prowadzonym postępowaniu.
34. Wobec nieprzedstawienia przez Spółkę żądanych przez Prezesa UODO danych finansowych za rok 2021, ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej w niniejszej sprawie, Prezes UODO wziął pod uwagę, w oparciu o art. 101a ust. 2 u.o.d.o., szacunkową wielkość Spółki oraz specyfikę, zakres i skalę prowadzonej przez nią działalności.
35. Mając na uwadze przepis art. 103 u.o.d.o.  Prezes UODO za naruszenia opisane w sentencji niniejszej decyzji, nałożył na Administratora – stosując średni kurs euro z dnia 28 stycznia 2022 r. (gdzie 1 EUR = 4,5697 PLN) – administracyjną karę pieniężną w kwocie 18 279 zł (co stanowi równowartość 4 000 EUR).

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO orzekł jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

• Decyzja jest ostateczna. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r., poz. 329 ze zm.) (dalej „p.p.s.a.”), od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stosunkowy, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 p.p.s.a. Zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) (dalej „u.o.d.o.”) wniesienie przez stronę skargi do sądu administracyjnego wstrzymuje wykonanie decyzji w  zakresie administracyjnej kary pieniężnej.
• W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się oprawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.
• Zgodnie z art. 105 ust. 1 u.o.d.o., administracyjną karę pieniężną należy uiścić w terminie 14 dni od dnia upływu terminu na wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, na rachunek bankowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych w NBP 0/0 Warszawa nr 28 1010 1010 0028 8622 3100 0000.
• Ponadto, zgodnie z art. 105 ust. 2 u.o.d.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może, na uzasadniony wniosek podmiotu ukaranego, odroczyć termin uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożyć ją na raty. W przypadku odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożenia jej na raty, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nalicza od nieuiszczonej kwoty odsetki w stosunku rocznym, przy zastosowaniu obniżonej stawki odsetek za zwłokę, ogłaszanej na podstawie art. 56d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), od dnia następującego po dniu złożenia wniosku.