Decyzja

Na podstawie art. 104 § l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) w związku z art. 7 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. e) w związku z art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie przetwarzania danych osobowych przez Pana T. P. prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą T., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela upomnienia Panu T. P. prowadzącemu działalność gospodarczą pod nazwą T. za naruszenie przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, polegającego na braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez ten organ jego zadań oraz nieudzielaniu informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań.

Uzasadnienie

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani J. B. (zwanej dalej: „Skarżącą”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych, przez Pana T. P. prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą T., zwanego dalej także „Przedsiębiorcą”. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) w ramach wszczętego postępowania administracyjnego prowadzonego celem rozpatrzenia wniesionej skargi (pod sygn. […]), pismem z […] marca 2019 r. zwrócił się do Przedsiębiorcy o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na następujące szczegółowe pytania dotyczące sprawy:

1) kiedy (proszę wskazać dokładną datę), z jakiego źródła, na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepis-u/ów prawa) Przedsiębiorca pozyskał dane osobowe Skarżącej;

2) czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej Przedsiębiorca aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącej, a także na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu oraz do kiedy dane te będą przetwarzane;

3) czy Skarżąca wystąpiła do Przedsiębiorcy z żądaniem usunięcie jej danych osobowych z systemów Przedsiębiorcy, a jeśli tak, to w jaki sposób Przedsiębiorca odniósł się do tego żądania i jakich w związku z tym udzielił Skarżącej informacji.

Pismo to doręczone zostało Przedsiębiorcy […] kwietnia 2019 r., co potwierdzone zostało na „Potwierdzeniu odbioru przesyłki listowej”. Przedsiębiorca nie udzielił odpowiedzi na to pismo. W związku z tym, […] lipca 2019 r. skierowano do Przedsiębiorcy pismo z ponownym wezwaniem do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie. Pismo to doręczone zostało […] lipca 2019 r., co potwierdzone zostało na „Potwierdzeniu odbioru przesyłki listowej”. Na to pismo Przedsiębiorca także nie udzielił odpowiedzi. Zatem, […] stycznia 2020 r. skierowano do Przedsiębiorcy kolejne pismo z ponownym wezwaniem do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie. Pismo to doręczone zostało […] lutego 2020 r., co potwierdzone zostało na „Potwierdzeniu odbioru przesyłki listowej”. Przedsiębiorca nie udzielił odpowiedzi także na to pismo. W piśmie z […] sierpnia 2020 r. Przedsiębiorca pouczony został, że brak odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO skutkować może – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) w zw. z art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – nałożeniem na Przedsiębiorcę  administracyjnej kary pieniężnej.

W związku z nieudzieleniem przez Przedsiębiorcę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. […], zainicjowanej skargą Skarżącej, Prezes UODO wszczął z urzędu wobec Przedsiębiorcy – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, w związku z naruszeniem przez Przedsiębiorcę art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit e) Rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej (pod sygn. DKE.560.17.2020 […]. O wszczęciu postępowania administracyjnego i zebraniu materiału dowodowego w sprawie Przedsiębiorca poinformowany został pismem z […] października 2020 r., które zostało prawidłowo doręczone […] listopada 2020 r. Pismem tym Przedsiębiorca wezwany został również – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) – do przedstawienia sprawozdania finansowego dotyczącego prowadzonej przez Przedsiębiorcę działalności za rok 2019 lub w przypadku jego braku – oświadczenia o wysokości obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Przedsiębiorcę w 2019 r. W ww. piśmie Przedsiębiorca pouczony został także o tym, że jeżeli udzieli on wyczerpujących wyjaśnień w postępowaniu o sygn. […], do udzielenia których wezwał Prezes UODO oraz uzasadni wcześniejszy brak odpowiedzi na te wezwania, okoliczność ta w postępowaniu o sygn. DKE.561.17.2020 […] może wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej lub też może spowodować odstąpienie od jej nałożenia.

W reakcji na pismo informujące o wszczęciu postępowania w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej, pismem z […] grudnia 2020 r. pełnomocnik Przedsiębiorcy złożył wyjaśnienia, które pozwoliły Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. […].

Ponadto, pismem z […] grudnia 2020 r. Przedsiębiorca wyjaśnił także, że:

1. Przedsiębiorca w ramach  prowadzonej działalności gospodarczej prowadzi […]. Skarżąca nie była członkiem […]. Skorzystała ona jeden raz z treningu próbnego. Zgodnie z obowiązującą w takim przypadku procedurą Skarżąca zobowiązana była do wypełnienia formularza zgłoszeniowego o korzystaniu z treningu próbnego, w którym należało podać dane osobowe oraz złożyć oświadczenie o stanie zdrowia.
2. Po zakończeniu treningu Skarżąca zażądała zwrotu bądź zniszczenia formularza zgłoszeniowego. Zatem, w jej obecności formularz ten został zniszczony w niszczarce do dokumentów. Jak wskazał Przedsiębiorca, Skarżąca wydawała się być usatysfakcjonowana takim działaniem, tym samym z ogromnym zdziwieniem Przedsiębiorca przyjął wiadomość o wniesieniu przez Skarżącą skargi do UODO.
3. Jako uzasadnienie braku współpracy z Prezesem UODO Przedsiębiorca wskazał, że w okresie od kwietnia 2019 r. do października 2020 r. często przebywał na zwolnieniach lekarskich z powodu choroby i licznych kontuzji. Ponadto, z uwagi na epidemię COVID-19 w okresie od marca 2019 r. do października 2020 r. […] był zamknięty. Ww. okoliczności sprawiły, że nie mógł on uczestniczyć w czynnościach związanych ze sprawą Skarżącej.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).

Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Natomiast, naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku woli współpracy z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego swoich zadań (art. 31), podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa - w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679 może także uznać za uzasadnione udzielenie Przedsiębiorcy upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 31 w związku z art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.

Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie, a opisanego na wstępie uzasadnienia niniejszej decyzji, stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Przedsiębiorca – administrator danych osobowych Skarżącej Pani J. B. – jako strona prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania o sygn. […], niewątpliwe naruszył obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia  sprawy.

Jednakże w odpowiedzi na informację o wszczęcie postępowania administracyjnego w sprawie o sygnaturze DKE.561.17.2020 […], pełnomocnik Przedsiębiorcy pismem z […] grudnia 2020 r. złożył wyjaśnienia pozwalające Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. […].

Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę sankcji, Prezes UODO wziął pod uwagę następujące okoliczności wpływające na ocenę naruszenia:

1. Charakter, wagę i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające sankcji w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały Rozporządzeniem 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek współpracy z organami nadzorczymi oraz obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do danych osobowych oraz innych informacji niezbędnych do realizacji ich zadań.

Zdaniem Prezesa UODO, działania Przedsiębiorcy z pewnością skutkowały krótkotrwałym brakiem dostępu do dowodów wskazujących na legalność i zgodność z prawem przetwarzania przez Przedsiębiorcę danych osobowych Skarżącej.

2. Umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

Grupa Robocza Art. 29 w wytycznych w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia 2016/679 przyjętych 3 października 2017 r. odnosząc się do umyślnego lub nieumyślnego charakteru naruszenia wskazała, że zasadniczo „umyślność” obejmuje zarówno wiedzę, jak i celowe działanie, w związku z cechami charakterystycznymi czynu zabronionego, podczas gdy „nieumyślność” oznacza brak zamiaru spowodowania naruszenia, pomimo niedopełnienia przez administratora albo podmiot przetwarzający wymaganego prawem obowiązku staranności. Umyślne naruszenia są poważniejsze niż te nieumyślne, a w konsekwencji częściej wiążą się z nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej.

W ocenie Prezesa UODO ww. naruszenie miało charakter nieumyślny, można mówić o zaniedbaniu. Po stronie Spółki zaistniała wola współpracy w zapewnieniu organowi wszelkich informacji (dowodów) niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania o sygn. […].

3. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).

W toku niniejszego postępowania Przedsiębiorca wyraził chęć współpracy z Prezesem UODO w celu usunięcia naruszenia polegającego w szczególności na udzieleniu wyjaśnień w zakresie, w którym doszło do udaremnienia prowadzenia postępowania o sygn. […], uzasadniając brak tej współpracy stanem zdrowia i trudną sytuacją epidemiczną w kraju.

Pozostałe przesłanki wskazane w art. 83. ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 nie miały wpływu (obciążającego lub łagodzącego) na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia (w tym: wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora, sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samem sprawie środków, stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji) lub też, ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego stosunku administratora z organem nadzorczym, a nie stosunku administratora z osobą, której dane dotyczą), nie mogły być wzięte pod uwagą w niniejszej sprawie (w tym: liczba poszkodowanych osób oraz rozmiar poniesionej przez nie szkody, działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez podmioty danych, stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem wdrożonych przez niego środków technicznych i organizacyjnych, kategorie danych osobowych, których dotyczy naruszenie).

W związku z powyższym, działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679, zgodnie z którym każdemu organowi nadzorczemu przysługuje w zakresie prowadzonych postępowań uprawnienie do udzielania upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, w przypadku naruszenia przepisów niniejszego rozporządzenia przez operacje przetwarzania, Prezes UODO uznaje za uzasadnione udzielenie Przedsiębiorcy upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 31 w związku z art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Prezes UODO uznał, że w tej sprawie udzielenie upomnienia, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 RODO, będzie wystarczające, i co najmniej tak samo „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające” jak wymierzenie kary pieniężnej (vide art. 83 ust. 1 RODO).

Należy także zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Spółki będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł.

W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.