[AKTUALIZACJA] Konieczne jest wyodrębnienie stanowiska IOD w służbie cywilnej

Prezes UODO apeluje o wyodrębnienie stanowiska „inspektora ochrony danych” (IOD) w wykazie stanowisk urzędników służby cywilnej. Wystąpił w tej sprawie do Szefowej Służby Cywilnej, wskazując, że ten brak utrudnia IOD prawidłowe pełnienie funkcji.

Temat braku wyodrębnienia IOD w tabeli grup stanowisk urzędniczych odnoszącej się do korpusu służby cywilnej podnoszony był wielokrotnie podczas tegorocznych spotkań Mirosława Wróblewskiego, prezesa UODO, z inspektorami ochrony danych. Dyrektor Generalna w Ministerstwie Zdrowia w piśmie z 28 marca br. zaapelowała o ponowne podjęcie przez Prezesa UODO działań legislacyjnych zmierzających do wyodrębnienia stanowiska IOD. Do UODO od początku stosowania RODO wpływa wiele sygnałów i zapytań związanych z powyższym problemem.

Uwzględnienie stanowiska IOD w wykazie jest ważne
Wykaz stanowisk urzędników służby cywilnej systematyzuje i porządkuje katalog stanowisk w służbie cywilnej oraz zwiększa ich przejrzystość i czytelność. Brak stanowiska inspektora ochrony danych w wykazie stanowisk wyklucza lub utrudnia przyjmowanie rozwiązań gwarantujących IOD niezależne i skuteczne wykonywanie tej funkcji. Sytuacja ta może niekorzystnie wpływać na poziom ochrony danych osobowych w administracji publicznej.

Argumenty Prezesa UODO
Prezes UODO podkreśla, że istniejąca w architekturze stanowisk urzędniczych luka utrudnia właściwe wywiązywanie się organów publicznych z obowiązku wyznaczenia IOD. Przede wszystkim uniemożliwia zatrudnienie IOD na odrębnym stanowisku, co pozwoliłoby na zapewnienie niezależności inspektorowi.

Powoduje również przypisywanie obowiązków IOD jako dodatkowych zadań już zatrudnionym pracownikom nawet w sytuacjach, gdy może to powodować konflikt interesów. Ponadto pracodawcy, bez wyodrębnienia oddzielnego stanowiska, trudno jest zapewnić podległość IOD najwyższemu kierownictwu (zgodnie z art. 38 ust. 3 RODO), co jest niezbędne dla zagwarantowania niezależności inspektora..

Jak zauważa Prezes UODO, zamieszczenie określonego stanowiska w wykazie nie oznacza obowiązku jego tworzenia. Natomiast jego brak w wykazie utrudnia zatrudnienie na stanowisku inspektora ochrony danych w większych instytucjach, np. w ministerstwach, urzędach centralnych czy urzędach wojewódzkich. Uzasadniając swoje stanowisko, Prezes UODO wskazuje na wynikający z RODO obowiązek zapewnienia przez administratora niezależnego i prawidłowego wykonywania funkcji IOD, m.in. zapewnienia bezpośredniej podległości IOD najwyższemu kierownictwu oraz zakaz nakładania na inspektora innych zadań i obowiązków, jeśli mogłyby one spowodować konflikt interesów.

Łączenie funkcji IOD z innymi obowiązkami może powodować konflikt interesów (o którym mówi art. 38 ust. 6 RODO), a tym samym utrudniać prawidłowe wykonywanie zadań inspektora oraz realizację innych zadań, gdy wystąpi pomiędzy nimi sprzeczność.

Prezes UODO przypomina, że RODO zobowiązuje kierownictwo podmiotu publicznego w każdej konkretnej sytuacji do starannego przeanalizowania, czy jakiekolwiek inne zadania czy funkcje, jakimi administrator zamierzałby obarczyć inspektora, nie utrudniłyby mu właściwego wykonywania obowiązków określonych w art. 39 RODO. Konflikt interesów następuje m.in. wtedy, gdy nie można pogodzić prawidłowego wykonywania zadań inspektora z realizacją innych zadań, gdyż występuje pomiędzy nimi sprzeczność, uniemożliwiająca odpowiednią ich realizację. Konflikt interesów może także wystąpić w związku z nadmiarem obowiązków powierzonych do realizacji IOD.

Problem ten staje się szczególnie istotny w kontekście nowych obowiązków ustawowych nakładanych na podmioty publiczne, z których przynajmniej część może dodatkowo obciążyć IOD.

Wystąpienie PUODO do Szefowej Służby Cywilnej
PUODO zwrócił się do Szefowej Służby Cywilnej o wyodrębnienie IOD w wykazie stanowisk urzędników służby cywilnej. To już czwarta próba podjęta przez organ nadzorczy w tej sprawie.

Wcześniej Prezes UODO interweniował w tej sprawie w wystąpieniach do Szefa Służby Cywilnej:

• 15 kwietnia 2019 r., https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/923
• 13 sierpnia 2019 r. https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1193
• 20 grudnia 2019 r. https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1306

Z treścią najnowszego wystąpienia do Szefa Służby Cywilnej w sprawie uwzględnienia IOD w wykazie stanowisk urzędników służby cywilnej można się zapoznać w załączonym poniżej dokumencie.

[Aktualizacja] Odpowiedź Szefowej Służby Cywilnej na pismo Prezesa UODO

W odpowiedzi na wystąpienie Prezesa UODO dotyczące uregulowania stanowiska inspektora ochrony danych w rozporządzeniu dotyczącym wykazu stanowisk urzędników służby cywilnej, Szefowa Służby Cywilnej Anita Noskowska-Piątkowska poinformowała, że rozpoczęto prace nad taką zmianą. Jak zaznaczyła, zakres nowelizacji tego rozporządzenia będzie szerszy i obejmie również inne postulaty zgłaszane przez różne instytucje.

Zmiany rozporządzenia powiązane są z konsultacjami projektu Strategii Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Służbie Cywilnej, które trwają do 18 lipca.

Treść odpowiedzi do Prezesa UODO załączamy poniżej.